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Microsoft SharePoint é uma intranet móvel e inteligente, muito utilizada como portal corporativo, bem como auxilia na gestão de informações, projetos, fluxos de trabalho e equipes. É uma plataforma de colaboração entre equipes e colaboradores, via web, multifacetada da Microsoft.
A ferramenta é mundialmente utilizada por empresas para criação de espaços colaborativos, permitindo o compartilhamento de arquivos, notícias, edição de arquivos do Office como PowerPoint, Word e Excel, para várias pessoas ao mesmo tempo, de forma rápida, sistêmica e fácil.
O SharePoint pode ser moldado à estrutura desejada utilizando listas, campos personalizados, bibliotecas, web parts, sites personalizados, entre outras possibilidades, tudo para tornar a circulação de informação entre seus colaboradores melhor e mais simples.
Como o Sharepoint funciona?
O Sharepoint é de fácil colaboração e compartilhamento, onde é possível disponibilizar arquivos, informações, notícias e recursos com os colaboradores em um site na nuvem dedicado para empresas de todos os portes.
Ainda é possível criar sites personalizados, produtivos e dinâmicos de acordo com o tamanho do time, ou com a necessidade de cada projeto para capacitar e simplificar o trabalho em equipe. As páginas criadas podem ser compartilhadas entre os membros, e assim, equipes podem trabalhar em conjunto em suas rotinas ou projetos. E o melhor de tudo: tudo pode ser acessado pelo desktop ou dispositivos móveis, através de aplicativo. E o melhor: simultaneamente, ou seja, seu sistema de sincronização automática faz com que as alterações nos documentos sejam atualizadas quando os aparelhos estiverem conectados à internet, o que permite a edição e colaboração independente do horário e local.
O melhor de tudo é que pode-se controlar quem acessa, controlando as permissões.
Além do compartilhamento de informação e arquivos, é possível, ainda, criar listas com datas limite de entregas de tarefas, aumentando o controle de prazos e a produtividade das suas equipes, trazendo para os mesmos a responsabilidade dos prazos, envolvendo com as tarefas, tudo no mesmo ambiente. É uma excelente forma de trazer engajamento para seus colaboradores, dividindo a responsabilidade do cumprimento de prazos e ações.
Com o Sharepoint, foi possível transformar os processos colaborativos. Criar tarefas, identificando os responsáveis, bem como o fluxo de ações, com o progresso de cada tarefa, tornou o processo mais prático e sem perda de tempo para definição de cronogramas diários. Com isto, o trabalho ficou mais produtivo, agilizou as aprovações e acompanhamento, principalmente com muitas equipes em Home Office, ou em outras cidades/Estados.
Uma grande sacada do Sharepoint foi a premissa de poder utilizar as permissões de acesso para garantir apenas a participação dos colaboradores envolvidos no projeto ou na tarefa. Assim, a edição e a comunicação são concentradas nas equipes de cada demanda, o que assegura maior qualidade nas entregas. Com isto, a integração com diversas ferramentas como o Microsoft Graph, utilizam a experiência do usuário para sugerir e ordenar os sites de acordo com a relevância, e também, as listas e bibliotecas do SharePoint permitem criar formulários, fluxos de trabalho e aplicativos.
Com uma grande fonte de informações para os colaboradores , sua utilização pode ser como uma ferramenta de comunicação para notícias internas, bem como para mudar a forma como os funcionários interagem com os comunicados, isto tudo com a garantia do envio da mesma mensagem para toda a equipe, com a relevância de saber quem acompanha as novidades.
Esta ferramenta surgiu como principal função a criação de sites, podendo ser destinado à colaboração das equipes, ou até mesmo como intranet corporativa. Mas acima disso, ela se tornou o principal recurso para informar seus colaboradores, onde é possível fornecer links de interesse e relevância para as demandas, tornando-se a principal fonte de informação de sua empresa, e o melhor: chega a todos da mesma forma.
Além de favorecer a comunicação e otimizar o trabalho em equipe, o Sharepoint permite que informações sejam localizadas rapidamente, criando ambientes seguros inclusive para a inclusão de convidados, ou seja, para a concessão de permissões de acesso a terceiros.
No quesito segurança, que é uma preocupação constante das empresas, ele permite a aplicação de várias estratégias de segurança, entre elas, criação da autenticação multifator, configurar os termos de uso, atribuição automática de rótulo de confidencialidade a documentos com informações confidenciais, bem como controle de tempo e tráfego por convidados.
O Microsoft SharePoint é uma ferramenta que resolve o compartilhamento de dados de forma simples e segura. Por essa razão, é uma solução útil a empresas de todos os tamanhos, mesmo para aquelas que não estão atuando remotamente, mesmo porque, o virtual segue até na rotina das empresas que funcionam de forma presencial.
O SharePoint pode ajudar a alcançar os objetivos de expansão da sua empresa com todas as vantagens de segurança e agilidade. Nós podemos ajudar neste processo! É só entrar em contato!
