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ocê consegue imaginar como seria trabalhar hoje, sem internet ou e-mail? Seja no trabalho ou em casa, é algo inimaginável não ter aplicativos de acessibilidade tecnológica, segura e completa, para resolver questões simples ou complexas do dia-a-dia. É o aspecto mais importante para o bom andamento das operações de uma empresa e das soluções cotidianas da sua casa. Mais do que um simples programa de computador que permite a confecção de documentos, planilhas, reuniões interativas, troca e acesso a documentos, esses programas promovem a colaboração, tornam a comunicação interna mais fluida e otimizam os processos das companhias, independentemente do segmento.
A digitalização das tarefas na sua empresa é essencial no contexto atual de negócios, movido pela produtividade, segurança e inovação. Na hora de escolher um sistema que vai atender essas necessidades, as opções se voltam para o Google Workspace e o Office 365. Google Workspace e Microsoft 365 são serviços voltados para profissionais e empresas, e que concorrem entre si. Por meio de uma assinatura, é possível utilizar diversas ferramentas essenciais para qualquer empresa. Ambas as plataformas incluem uma vasta coleção de ferramentas, e as soluções vão desde o e-mail profissional passando por programas de textos, apresentações e planilhas, ferramentas de comunicação, indo até o gerenciamento da segurança dos dados da empresa, dentre muitos outros recursos.
Por isso, a escolha deste tipo de serviço corporativo a ser usado pode ser um fator determinante para o sucesso das operações da sua empresa. Hoje, temos duas grandes empresas que concorrem entre si, a Microsoft e o Google, que contam, respectivamente, com o Microsoft 365 Business e o Google Workspace. Se você está em dúvida entre eles, para a solução de aplicativos de escritório para o seu negócio, é importante ter um método para coordenar a sua decisão, ou seja, você deve levar em conta os seus objetivos e se certificar de que está escolhendo a opção correta.
O Workspace é a solução do Google que trouxe o Gmail, Google Drive, Hangouts, entre outros, para o ambiente corporativo, enquanto o Microsoft 365 é uma versão baseada na nuvem do pacote de aplicativos, que inclui Word, PowerPoint, Excel, Outlook, entre outros. A forma de uso é a principal diferença entre eles. Isso porque o Microsoft 365 fica mais completo quando instalado em seu computador, com a opção da possibilidade de ser usado em modo offline – opção esta que o Workspace não possui. Além disso, o usuário ainda tem a opção de salvar seu trabalho no computador ou no OneDrive – espaço na nuvem. Por sua vez, o Google Workspace funciona inteiramente online. O compartilhamento fica mais fácil, pois os arquivos são salvos no Google Drive – na nuvem. Porém, não é possível trabalhar sem Internet. Outra grande diferença está na questão das funcionalidades, já que os programas do pacote Office (Word, Excel, entre outros), do Microsoft 365, possuem muito mais funcionalidades do que os do concorrente (Doc, Sheets, etc).
Como pode se ver, cada um deles oferece um benefício e adaptação. A adesão das contas do Workspace é bem mais clara do que a do Office 365. Apesar de oferecer apenas 2 opções de conta, isso ajuda bastante a não deixar quem inicia o processo de instalação, confuso sobre qual é a melhor opção. Por estar no mercado há mais de 30 anos, o Office 365 tem uma maior familiaridade com os usuários e sua acessibilidade offline contribuiu para sua utilização. Mas o pacote do Google já foi criado pensando na nuvem, ele é bem mais intuitivo sobre aspectos desse sistema. Para usuários de planilhas do Excel, por exemplo, algumas fórmulas utilizadas no Office 365 não se adaptam às planilhas do Google Docs, o que é um grande ponto de reclamação dos usuários. A adaptação para a empresa costuma ser mais rápida pelo Workspace do que pelo Microsoft 365, que normalmente faz a integração parcialmente. Isso porque a transferência da Microsoft depende da instalação de um software na máquina para fazer a migração de dados para o sistema na nuvem. Alguns especialistas até alegam que, devido a essa necessidade de instalação de software, não se pode dizer que o Microsoft 365 seja 100% na nuvem.
Outro ponto importante a analisar é quanto ao armazenamento. Ambas são bastante flexíveis em relação à possibilidade de expansão da memória oferecida inicialmente. Os dois possuem uma excelente experiência do usuário e usabilidade, que garante uma utilização simples e excelente por parte dos funcionários da empresa. Assim como o painel de administrador de ambos, que apresenta uma interface bastante intuitiva, com todas as informações pertinentes, sem ficar poluída com excesso de dados. O Microsoft 365 conta com a possibilidade de utilizar alguns de seus aplicativos direto no computador, como o pacote Office clássico, enquanto o foco do Workspace é o uso totalmente feito no browser ou em seus aplicativos disponíveis para smartphones e tablets.
Em questão de trabalho colaborativo, há um incentivo maior por parte do Workspace, que possibilita interação e edição simultânea nos documentos. Apesar de permitir a coautoria, o Microsoft 365 não viabiliza a interação e edição conjunta em tempo real em todos os seus produtos. O Google Workspace foi projetado principalmente para ser usado de forma simples e independente, sem muita integração com aplicativos externos. Apesar disso, é possível abrir um arquivo em formatos como .doc e .ppt nas ferramentas do Google Workspace sem a necessidade de instalar nenhuma extensão. Já o Microsoft 365 é compatível com diversos aplicativos de negócios de terceiros.
Quando se trata de ferramenta de comunicação entre equipes fornecidas pelas plataformas, o Microsoft 365 traz o Microsoft Teams, plataforma que permite a criação de salas de reunião de vídeo e áudio para até 250 pessoas, além de sua função de chat por texto, individual ou em grupo. Para a comunicação interna, o Teams traz o SharePoint, função que centraliza toda a comunicação da empresa em um só local, o que facilitou muito a gestão das equipes, principalmente para as empresas que possuem filiais ou colaboradores em Home Office. Como mesma solução, o G Suite oferece o Meet, que conta com chamadas de vídeo e áudio para até 250 pessoas, não somente para quem tem pacote completo, mas liberado para a criação de chamadas de forma gratuita para quem possuir uma conta Google. E
ainda, além dos serviços Google como o Drive, a plataforma permite a inclusão com outras plataformas de comunicação como Skype for Business, Cisco e Polycom.
No campo dos recursos avançados, Microsoft e Google oferecem funcionalidades interessantes. Enquanto o Google oferece recursos de controle de usuários com definição de política de senhas, verificação em duas etapas e gerenciamento dos dispositivos móveis da empresa. Também é possível criar grupos de usuários com permissões distintas, regras para uso de programas, e muitos outros recursos de compliance. Podemos citar também o Vault, que é um serviço de retenção e pesquisa de dados, com auditoria integrada. Dessa forma, é garantido que nenhum arquivo ou dado gerado dentro do ambiente virtual da empresa corra o risco de ser apagado por acidente ou por descuido. Mas a Microsoft oferece diversos recursos quanto à segurança dos dados. É possível, por exemplo, proteger os dados corporativos acessados através dos dispositivos móveis dos colaboradores através de um PIN. Restrição de cópias e salvamentos em dispositivos móveis também podem ser aplicadas. Para os e-mails, é possível definir o recurso de “não encaminhar” e/ou “criptografar” determinados e-mails. É possível ainda proteger dados em caso de roubo ou perda de um equipamento, gerenciar quem pode ter acesso móvel e apagar dados e arquivos remotamente, entre outros recursos.
E outro ponto a ser analisado é o suporte. Enquanto o Workspace trabalha com assistência 24X7, o Office 365 disponibiliza essa função apenas para aqueles que comprarem o pacote Enterprise de seu serviço. E ainda, em relação aos valores, a diferença não é tão grande. O pacote do Google permite que você possa suspender o serviço em um determinado mês, caso não ocorra adaptação sem ter prejuízos com uma assinatura a longo prazo. Já a Microsoft, por oferecer apenas a anuidade, acaba pecando neste ponto.
Um dos principais benefícios de implementar uma solução como essas está em trazer mais produtividade e colaboração para os processos da sua empresa, e para seu negócio. Na dúvida entre G Suite ou Office 365, a sua escolha também deve ser pautada pela produtividade que a ferramenta escolhida pode trazer para a sua empresa.
Tem interesse em conhecer mais sobre essas ferramentas, fale com a Trivor.
