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Orçamento 2025 em Tecnologia: Preparando sua empresa para crescer com segurança e eficiência

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lanejar o orçamento de tecnologia para 2025 é essencial para garantir a segurança e o crescimento sustentável de qualquer negócio. Com uma estrutura de TI robusta, pequenas e médias empresas podem não só melhorar a eficiência, mas também proteger dados sensíveis contra ataques cibernéticos, reduzir falhas e garantir que seus sistemas estejam atualizados e em compliance.

O recente ataque cibernético às Lojas Marisa, uma das maiores redes varejistas do Brasil, trouxe grande repercussão ao destacar a vulnerabilidade das empresas brasileiras frente aos crimes digitais. Esse incidente gerou prejuízos financeiros, interrupção nas operações e afetou diretamente a confiança dos consumidores, com dados internos e informações sensíveis dos clientes possivelmente comprometidos.

Esse caso ressalta que todas as empresas, independentemente do tamanho, estão sujeitas a riscos digitais. No Brasil, as empresas são alvo de cerca de 1.379 tentativas de ataques cibernéticos por minuto, o que exige medidas robustas de proteção. Este artigo explora como empresas podem se preparar para os desafios de 2025, destinando recursos a soluções de TI que protejam e aprimorem o desempenho e a segurança operacional.

 

Por que investir em tecnologia é importante?

Para pequenas e médias empresas, investir em tecnologia vai além de uma questão de modernização — é uma estratégia essencial para resolver problemas críticos, proteger o negócio e impulsionar o crescimento de forma sustentável. Abaixo, explicamos os principais motivos para incluir investimentos em TI no orçamento de 2025, visando resolver problemas práticos e proporcionar uma operação mais eficiente e segura:

 

Segurança e proteção de dados:

Empresas que manipulam informações confidenciais precisam proteger esses dados contra ameaças digitais. Investir em segurança de TI significa implementar barreiras contra ataques cibernéticos, além de adotar práticas de monitoramento e backup que ajudam a manter dados seguros. Uma estrutura de TI robusta reduz o risco de incidentes de segurança e evita prejuízos financeiros e à reputação, especialmente em um ambiente onde a confiança é essencial para a fidelização dos clientes.

 

Cumprimento de regulamentos (LGPD):

A conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é obrigatória para todas as empresas que manipulam dados pessoais, e o não cumprimento pode gerar sanções severas. Investir em tecnologia garante que os dados dos clientes sejam armazenados, processados e protegidos de forma adequada. Além de evitar multas, essa prática demonstra o comprometimento com a privacidade e constrói uma relação de confiança com os clientes.

 

Gestão de ativos e produtividade:

A gestão de ativos de TI é crucial para garantir que a infraestrutura tecnológica da empresa esteja sempre em condições de sustentar as operações. Investir em um orçamento de TI permite que as empresas façam a troca de computadores que apresentam lentidão ou que estejam fora do prazo de garantia, assegurando que os equipamentos suportem o ritmo de trabalho e não causem interrupções.

Além disso, manter o software atualizado e investir em soluções que melhorem a produtividade são passos importantes para uma gestão de ativos eficiente. Softwares atualizados não só melhoram a performance dos processos diários, mas também garantem que a empresa esteja em compliance com regulamentações, como a LGPD, além de estarem protegidos contra ameaças de segurança que exploram vulnerabilidades em versões desatualizadas.

Empresas que focam em manter sua infraestrutura de TI em dia têm um ambiente mais produtivo e evitam perdas de tempo e recursos com problemas técnicos, melhorando o desempenho e mantendo o foco no crescimento.

 

Como fazer o orçamento de TI?

Elaborar um orçamento de TI pode parecer complexo, especialmente se for a primeira vez. No entanto, com um passo a passo estruturado, é possível planejar um orçamento que atenda às necessidades do seu negócio, proporcione segurança e auxilie no crescimento. Abaixo, abordamos as principais etapas que o ajudarão a organizar esse processo:

 

 

Avalie as necessidades do negócio:

O primeiro passo é entender as demandas específicas de tecnologia do seu negócio. Pense no que sua empresa realmente precisa para funcionar com segurança e eficiência. Para isso, responda a algumas perguntas básicas:

 

  • Segurança e Proteção: Minha empresa lida com dados confidenciais que precisam ser protegidos? Preciso garantir que meus dados estejam seguros contra ameaças cibernéticas?
  • Equipamentos: Os computadores e dispositivos usados pelos funcionários estão lentos ou desatualizados? Algum equipamento precisa ser substituído? Verifique se há computadores que estejam fora do prazo de garantia ou com dificuldades de desempenho.
  • Software: Todos os programas utilizados estão em conformidade com as leis e regulamentações? Existem softwares desatualizados que possam comprometer a segurança ou produtividade?
  • Produtividade: Existem atividades que poderiam ser otimizadas com softwares mais modernos, como sistemas de organização, gestão de tarefas ou até softwares de comunicação?

 

Ao responder a essas perguntas, você obterá uma visão clara do que precisa ser priorizado. Por exemplo, se notar que muitos computadores estão lentos, considere a necessidade de incluir novos equipamentos no orçamento. Da mesma forma, se a segurança é uma preocupação, o investimento em soluções de proteção deve ser considerado.

 

Estabeleça metas e prioridades:

Com uma visão clara das necessidades, o próximo passo é definir metas específicas para o orçamento de TI. Estabelecer metas ajuda a direcionar o investimento para as áreas que terão maior impacto no negócio. Algumas perguntas para guiar essa etapa:

 

  • Quais problemas são mais urgentes para resolver? Por exemplo, a segurança de dados pode ser uma prioridade imediata, enquanto a substituição de equipamentos pode ser planejada para um segundo momento.
  • Quais melhorias trariam mais benefícios para a operação? Avalie se softwares mais modernos ajudariam a aumentar a produtividade ou se o foco inicial deve ser na estrutura de segurança.

 

Definir metas e prioridades permite organizar os investimentos em ordem de importância, alocando recursos primeiro para aquilo que é essencial. Ao definir prioridades, você evita gastos desnecessários e foca no que realmente vai ajudar o seu negócio a crescer.

 

Estime os custos de tecnologia:

Agora é hora de fazer uma estimativa detalhada dos custos de TI. Pense nas áreas principais que precisarão de investimento e faça uma pesquisa de preços para ter uma ideia realista dos valores. Aqui estão algumas categorias a considerar:

 

  • Segurança da Informação: Inclua custos para soluções de segurança como antivírus, firewalls, sistemas de backup e monitoramento de rede. Esses sistemas protegem os dados contra ameaças e são fundamentais para a operação.
  • Conformidade com LGPD e Outros Regulamentos: Avalie o investimento necessário para garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações aplicáveis. Isso pode incluir custos com softwares de criptografia e armazenamento seguro para proteger dados pessoais.
  • Equipamentos e Gestão de Ativos: Verifique se há computadores e dispositivos que precisam ser substituídos ou atualizados. Inclua o custo de compra de novos computadores, bem como a atualização de máquinas antigas. Equipamentos novos não apenas aumentam a produtividade, mas também reduzem os problemas técnicos e custos de manutenção.
  • Softwares de Produtividade e Compliance: Considere o investimento em softwares que aumentem a produtividade e garantam o compliance. Por exemplo, sistemas de comunicação, gestão de tarefas, ou até programas específicos que ajudem sua equipe a trabalhar de maneira mais eficiente e segura.
  • Infraestrutura e Nuvem: Para empresas que precisam de armazenamento escalável, considere os custos de serviços em nuvem, que oferecem flexibilidade sem grandes investimentos em infraestrutura física.

 

Essas estimativas de custo ajudam a entender o investimento necessário e a prever quanto será preciso para manter o sistema de TI seguro e atualizado.

 

Planeje a atualização e a manutenção:

A tecnologia está em constante evolução, o que torna essencial reservar um valor no orçamento para atualizações e manutenção de TI. Defina uma rotina para revisar e atualizar equipamentos e sistemas, garantindo que eles continuem atendendo às demandas do negócio. Algumas práticas incluem:

 

  • Planejamento de Atualização de Equipamentos: Trocar equipamentos antigos antes que eles comecem a afetar a produtividade é essencial. Planeje a atualização dos computadores que apresentam lentidão e inclua no orçamento a compra de novos dispositivos conforme necessário.
  • Atualização de Softwares: Certifique-se de que todos os softwares utilizados estejam com as versões mais recentes. Manter softwares atualizados ajuda a evitar vulnerabilidades e garante que sua empresa esteja em compliance com regulamentações de segurança.
  • Manutenção Preventiva: Inclua serviços de manutenção regular para prevenir falhas e estender a vida útil dos equipamentos. A manutenção preventiva ajuda a identificar e corrigir pequenos problemas antes que eles se tornem maiores.

 

Planejar essas atualizações e manutenções garante que a infraestrutura de TI permaneça estável e que o investimento inicial seja utilizado ao máximo.

 

Preveja um fundo de emergência para TI:

Mesmo com um bom planejamento, imprevistos podem acontecer. Ter um fundo de contingência no orçamento de TI é essencial para garantir que sua empresa possa responder rapidamente a problemas inesperados sem comprometer o fluxo de caixa. Considere reservar um valor para:

 

  • Incidentes de Segurança: Ataques cibernéticos ou falhas no sistema podem ocorrer de forma inesperada. Um fundo emergencial permite lidar com essas situações sem afetar o orçamento principal.
  • Falhas Técnicas: Equipamentos ou sistemas podem apresentar problemas. Ter um fundo para cobrir essas falhas ajuda a manter a operação funcionando enquanto os problemas são resolvidos.
  • Ajustes de Conformidade: Mudanças regulatórias podem exigir ajustes rápidos nos sistemas de TI. Um fundo emergencial permite fazer essas adequações de maneira rápida e sem prejudicar outras áreas.

 

Esse fundo é uma medida de segurança que garante que a empresa possa lidar com crises de TI sem afetar a saúde financeira do negócio.

 

Revise e ajuste o orçamento regularmente:

O orçamento de TI deve ser flexível e revisado regularmente. À medida que a empresa cresce e as demandas de tecnologia mudam, é essencial ajustar o orçamento para acompanhar essas mudanças. Algumas práticas recomendadas:

 

  • Avaliação Periódica: Faça revisões semestrais ou anuais para avaliar se o orçamento está atendendo às necessidades de TI e se os investimentos estão trazendo os resultados esperados.
  • Adaptação às Novas Demandas: Se novos projetos ou tecnologias se tornarem importantes para o negócio, ajuste o orçamento para alocar recursos de acordo com essas demandas.
  • Análise de Retorno: Analise o impacto dos investimentos feitos para garantir que os gastos estejam alinhados com os resultados esperados. Se algum investimento não trouxe o retorno desejado, considere ajustes para o futuro.

 

Essa revisão regular ajuda a garantir que o orçamento de TI esteja sempre alinhado com as necessidades e objetivos do negócio, permitindo uma gestão de recursos mais eficiente e estratégica.

 

O planejamento de TI para 2025: Crescimento seguro e sustentável:

O planejamento de TI para 2025 é um passo essencial para empresas que buscam um crescimento seguro e sustentável. Uma estrutura de TI bem planejada faz toda a diferença: enquanto negócios sem suporte adequado enfrentam riscos de segurança, perda de produtividade e falhas de conformidade, aqueles que investem em tecnologia ganham eficiência, proteção e capacidade de adaptação. Para pequenas e médias empresas, uma TI estruturada permite que os recursos sejam otimizados e que o negócio se concentre no que realmente importa – o crescimento e a excelência no atendimento aos clientes.

 

Trivor: Sua parceira em tecnologia para 2025:

A Trivor é especializada em gestão de TI para pequenas e médias empresas, oferecendo soluções personalizadas para cada necessidade e adaptadas ao tamanho do seu negócio. Com anos de experiência no mercado, a Trivor entende as particularidades de cada cliente e desenvolve estratégias de TI sem investimentos além do necessário. Veja como a Trivor pode ser sua parceira em 2025:

 

  • Consultoria em Segurança Cibernética e LGPD: A Trivor oferece uma avaliação completa das necessidades de segurança do seu negócio, identificando pontos de vulnerabilidade e sugerindo as melhores soluções para proteger dados e atender à LGPD.
  • Gestão de Ativos e Produtividade: A Trivor ajuda a identificar e gerenciar ativos de TI, recomendando substituições e atualizações necessárias para garantir que a infraestrutura esteja sempre eficiente e em conformidade.
  • Soluções em Nuvem e Escalabilidade: A Trivor facilita a migração para a nuvem, oferecendo uma infraestrutura que cresce com sua empresa, ajustando-se conforme a demanda e garantindo segurança e flexibilidade.
  • Suporte Técnico Contínuo e Service Desk: O suporte especializado da Trivor garante que sua empresa tenha a assistência necessária sempre que precisar, com monitoramento contínuo para evitar problemas e responder rapidamente a qualquer incidente.

 

Com as soluções customizadas da Trivor, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios de 2025 com confiança.

Conte com o apoio de um parceiro estratégico, comprometido em fortalecer sua segurança, otimizar processos e impulsionar o crescimento do seu negócio de forma sustentável.

Se você está interessado em ter uma área de TI mais estruturada em 2025, entre em contato com a Trivor. Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudar sua empresa a crescer com segurança, eficiência e soluções sob medida para suas necessidades.

 

Automação de Processos: A chave para aumentar produtividade em empresas de todos os tamanhos

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m um mundo cada vez mais digital, a automação de processos tornou-se uma estratégia essencial para empresas que buscam otimizar recursos e aumentar a eficiência. Automatizar processos já não é uma exclusividade do setor de TI; essa prática agora se aplica a diversas áreas empresariais, como finanças, marketing, RH e operações. Com o aumento da complexidade e do volume de tarefas, atividades que envolvem aprovações, envios de relatórios e fluxos de trabalho interdepartamentais se beneficiam enormemente da automação, agilizando etapas e garantindo a consistência e precisão na execução.

Automatizar vai além da simples redução de custos. A automação melhora a precisão, libera a equipe para focar em atividades estratégicas e garante a continuidade do trabalho, sem as interrupções causadas por falhas manuais. E o melhor: a automação de processos é uma solução acessível para empresas de todos os tamanhos. Desde pequenas empresas que querem operar com eficiência desde o início até médias e grandes corporações que buscam escalabilidade e redução de falhas, a automação simplifica tarefas repetitivas e libera a equipe para focar no que realmente importa, tornando-se indispensável para qualquer organização que deseja evoluir e permanecer competitiva.

Neste texto, exploraremos o que é a automação de processos, quais atividades podem ser automatizadas, os principais benefícios da automação e como implementá-la na sua empresa.

 

O que é automação de processos?

Automação de processos é o uso de tecnologia para realizar tarefas de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana constante. Isso permite que a empresa padronize operações e minimize os riscos de erro humano. Imagine, por exemplo, um processo simples, como o envio mensal de relatórios. Em vez de uma pessoa preparar e enviar esses relatórios manualmente, a automação permite que o sistema os gere automaticamente, envie para os destinatários certos e armazene as versões de forma segura. A automação torna o fluxo de trabalho mais fluido, previsível e eficiente.

 

Processos que podem ser automatizados:

Diversos processos dentro de uma empresa são ideais para automação, especialmente aqueles que envolvem repetição, várias etapas ou colaboração entre departamentos. Aqui estão alguns exemplos:

 

Aprovações e revisões:

Em processos de aprovação, como de orçamento ou de fornecedores, a automação pode encaminhar as solicitações para os responsáveis de cada etapa, garantindo que o fluxo siga sem atrasos ou perdas de informação. Por exemplo, em uma aprovação de orçamento, o sistema envia automaticamente a solicitação para cada gestor responsável, enviando notificações e registrando respostas, sem a necessidade de e-mails manuais.

 

Envio de relatórios:

Relatórios financeiros, de desempenho ou operacionais podem ser automatizados, garantindo que os dados corretos sejam coletados e enviados periodicamente, sem necessidade de preparação manual. Assim, uma vez configurado, o sistema compila e envia os relatórios automaticamente, permitindo que a equipe se concentre em analisar os dados ao invés de coletá-los.

 

Gestão de faturas e pagamentos:

Processos financeiros, como o pagamento de fornecedores, podem ser automatizados para garantir que prazos sejam respeitados e erros de cálculo ou atrasos sejam eliminados. Por exemplo, o sistema pode programar pagamentos recorrentes e enviar alertas em caso de inconsistências ou bloqueios, reduzindo o risco de atrasos.

 

Onboarding de novos colaboradores:

A integração de novos funcionários, também conhecida como onboarding, envolve várias etapas em diferentes departamentos, como RH, TI e financeiro. Com automação, o processo se torna mais rápido e organizado. Por exemplo, no primeiro dia de trabalho, o novo colaborador já encontra e-mails corporativos configurados, dispositivos preparados e permissões definidas. A automação coordena cada etapa, garantindo que todos os departamentos estejam alinhados e as tarefas concluídas no tempo certo.

 

Criação e assinatura de documentos:

Contratos e documentos que precisam ser preenchidos, revisados e assinados por várias partes podem ser automatizados para que todas as etapas ocorram de maneira segura e eficiente, economizando tempo e eliminando erros. Imagine que a empresa precise enviar um contrato para aprovação e assinatura de diversos gerentes. O sistema pode monitorar o progresso, enviar lembretes automáticos e armazenar o contrato final em uma pasta centralizada.

 

Vantagens da Automação de Processos:

A automação de processos oferece vantagens essenciais para a eficiência e competitividade das empresas, impactando diretamente a produtividade e a segurança. Entre os principais benefícios, destacam-se:

 

Redução de erros manuais:

Erros causados por falhas humanas são comuns em processos manuais e podem resultar em grandes prejuízos. A automação minimiza essas falhas, garantindo que as tarefas sejam realizadas de forma precisa e consistente.

Exemplo: Uma empresa de contabilidade que antes inseria manualmente os dados financeiros de cada cliente em planilhas. Com a automação, o sistema agora importa esses dados diretamente das plataformas de pagamento e bancos, reduzindo erros comuns, como valores incorretos ou lançamentos duplicados. Isso garante precisão e segurança nos relatórios, diminuindo o retrabalho.

 

Agilidade e produtividade:

A automação permite que tarefas sejam concluídas em um ritmo muito mais rápido. Uma aprovação que normalmente levaria dias pode ser realizada em poucas horas, aumentando a velocidade dos processos e a produtividade da equipe.

Exemplo: Um departamento de marketing que precisa enviar relatórios mensais de desempenho para seus clientes. Antes, a equipe levava dias consolidando dados de diferentes fontes e formatando relatórios. Com a automação, o sistema coleta e compila automaticamente todos os dados relevantes, enviando o relatório em um layout pré-definido diretamente ao cliente. Assim, a equipe agora usa esse tempo em novas campanhas, aumentando a produtividade e o valor agregado.

 

Segurança e conformidade:

A automação permite configurar regras de segurança e conformidade que seguem padrões regulatórios de forma automática, protegendo dados sensíveis e garantindo a conformidade com as regulamentações.

 

Escalabilidade e sustentabilidade:

A automação facilita o crescimento da empresa, permitindo que ela escale suas operações sem precisar ampliar a equipe proporcionalmente. Isso é especialmente relevante para empresas que estão em fase de expansão.

 

Transparência e rastreamento:

Com a automação, a empresa ganha visibilidade sobre o andamento dos processos, com dados e registros de cada etapa facilmente acessíveis. Isso melhora a gestão, permitindo ajustes rápidos e informações precisas para as tomadas de decisão.

 

Impacto da automação na equipe:

Para muitos colaboradores, a automação pode gerar preocupações quanto à segurança do próprio emprego, uma vez que tarefas que antes eram executadas manualmente passam a ser realizadas por sistemas automáticos. Essa sensação de ameaça pode ser gerenciada mostrando aos colaboradores que a automação é uma ferramenta que beneficia a todos.

Com processos automáticos, os funcionários ganham tempo para focar em atividades estratégicas e menos repetitivas, aumentando sua própria produtividade e o valor de suas funções. Em vez de substituição, a automação permite que os colaboradores desenvolvam novas habilidades e se envolvam mais diretamente com aspectos inovadores e criativos do negócio.

 

O que acontece se a empresa não implementar automação?

Deixar de automatizar processos pode parecer inofensivo, mas ao longo do tempo, os efeitos negativos se acumulam e afetam tanto a competitividade quanto a saúde financeira da empresa. Sem automação, as empresas enfrentam alguns desafios:

 

Custo operacional elevado:

Processos manuais exigem mais tempo e recursos, aumentando os custos com mão de obra e horas extras. Em longo prazo, essa falta de eficiência pode comprometer o orçamento e dificultar o crescimento.

Exemplo: Em uma empresa de seguros, a equipe de atendimento ao cliente gasta várias horas respondendo a solicitações de informações que poderiam ser automatizadas. Cada pedido de apólice exige consultas manuais e respostas individuais. Sem automação, os custos com mão de obra aumentam, a equipe se sobrecarrega e o atendimento ao cliente se torna mais lento e menos eficiente, afetando o custo-benefício e a imagem da empresa.

 

Maior incidência de erros:

O risco de erros é inevitável em processos manuais. Desde preenchimento incorreto de dados até esquecimento de etapas, essas falhas comprometem o funcionamento e podem prejudicar a reputação da empresa.

 

Baixa produtividade e desmotivação:

Tarefas repetitivas e manuais sobrecarregam a equipe, levando a uma perda de produtividade e até a um desinteresse das equipes, que acabam limitadas em seu potencial.

 

Dificuldade em crescer e escalar:

Quando o volume de trabalho aumenta, processos manuais se tornam um gargalo que impede a expansão. A empresa acaba limitada, pois os processos internos não conseguem acompanhar o crescimento.

Exemplo: Um e-commerce em expansão não automatiza seu processo de atualização de inventário e de pedidos, o que significa que, em períodos de alta demanda, como Black Friday, há gargalos na atualização de estoque e atrasos nos envios. Isso leva a reclamações de clientes, cancelamentos de pedidos e até prejuízos financeiros. A falta de automação impede a escalabilidade do negócio, impactando diretamente as vendas e a satisfação do cliente.

 

Atendimento ao cliente prejudicado:

A falta de agilidade nos processos afeta o tempo de resposta e a eficiência no atendimento ao cliente. A automação evita que o cliente enfrente esperas ou erros, melhorando a experiência e a fidelidade.

 

Como implementar a automação de processos:

A implementação da automação deve ser bem planejada para que a empresa obtenha todos os benefícios que ela pode proporcionar. Veja alguns passos práticos para iniciar esse processo:

 

Mapeie os processos críticos:

Identifique quais processos são mais complexos, repetitivos ou críticos para a operação da empresa. Essa análise permite identificar as áreas que mais precisam de automação e onde os resultados terão maior impacto.

Exemplo: Uma pequena rede de clínicas médicas identifica que o maior gargalo operacional está no processo de agendamento e confirmação de consultas. Ao mapear esse processo, percebe que a equipe passa horas realizando confirmações por telefone. Esse mapeamento ajuda a clínica a ver onde a automação pode otimizar o processo, e, em seguida, ela implementa um sistema de confirmação automática por SMS e e-mail, liberando a equipe para tarefas mais importantes.

 

Defina objetivos específicos:

Cada automação deve ter um objetivo claro, como reduzir o tempo de execução ou eliminar erros. Estabeleça metas específicas e mensuráveis para acompanhar o sucesso da automação.

 

Escolha a tecnologia e ferramentas adequadas:

Existem muitas ferramentas de automação que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades da empresa. Escolha aquelas que sejam fáceis de implementar, de acordo com a realidade de cada setor, e flexíveis para suportar novos processos.

Exemplo: Um escritório de advocacia opta por um software de gestão jurídica que automatiza o armazenamento e a organização de documentos, além de enviar lembretes automáticos para prazos de processos. A escolha dessa ferramenta específica foi baseada nas necessidades do escritório de centralizar e proteger dados, o que facilita o acesso às informações e a pontualidade nos prazos, essenciais para o setor jurídico.

 

Engaje e treine a equipe:

Envolver a equipe é crucial para o sucesso da automação. Comunique os benefícios, treine os colaboradores no uso das novas ferramentas e garanta que todos compreendam o impacto positivo da automação em suas rotinas.

 

Monitore e ajuste continuamente:

Após a implementação, monitore o desempenho dos processos automatizados e ajuste o que for necessário. Avalie o impacto em termos de tempo, custos e satisfação da equipe, e faça melhorias para que a automação continue eficaz e ajustada às demandas.

 

Conclusão:

A automação de processos é uma poderosa aliada para empresas de qualquer porte que desejam melhorar a produtividade e reduzir a incidência de erros. Seja para pequenas empresas que buscam simplificar tarefas administrativas ou para grandes organizações que precisam escalar operações, a automação permite maior controle, agilidade e segurança.

Automatizar processos beneficia não apenas o negócio, mas também os colaboradores, que podem focar em atividades mais estratégicas e desenvolver novas habilidades. Em um cenário cada vez mais competitivo, a automação é uma vantagem importante para empresas que desejam evoluir e se manter relevantes.

Se você ficou interessado em saber como a automação pode transformar a eficiência e produtividade da sua empresa, entre em contato conosco para mais informações e descubra por onde começar!

6 Dicas para aumentar a produtividade da sua empresa com o uso da tecnologia

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tecnologia é uma das maiores aliadas para melhorar a produtividade e eficiência das empresas, independentemente do seu tamanho. No entanto, ainda há a percepção equivocada de que as soluções tecnológicas são complexas ou exclusivas de grandes corporações. A verdade é que pequenas e médias empresas podem, e devem, se beneficiar das inúmeras ferramentas disponíveis para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a competitividade.

Neste artigo, veremos como a tecnologia transforma operações, exemplificando como a vida de sua empresa era antes e como ela pode ser depois da implementação das soluções tecnológicas certas. Acompanhe estas 6 dicas essenciais para maximizar a produtividade e garantir o sucesso do seu negócio.

 

1) Automatize processos repetitivos:

Empresas que ainda realizam processos manuais, como aprovações de documentos e relatórios, enfrentam desafios como atrasos, retrabalho e sobrecarga nas equipes. Um escritório de advocacia que depende de validações manuais de contratos, por exemplo, perde tempo valioso em tarefas administrativas, o que reduz a capacidade de seus profissionais se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Com a automação de processos por meio de ferramentas como o Microsoft Power Automate, tarefas repetitivas, como a aprovação de contratos, podem ser concluídas em minutos, sem a necessidade de intervenção humana. Isso aumenta a eficiência, garante o cumprimento dos prazos e praticamente elimina os erros humanos.

 

Exemplo prático: Um escritório de advocacia que implementou a automação no processo de aprovação de contratos reduziu o tempo de espera de dias para apenas algumas horas. Agora, a equipe jurídica pode dedicar seu tempo a questões estratégicas, enquanto o sistema gerencia as tarefas operacionais.

 

Benefícios:

Eficiência operacional: A automação reduz o tempo necessário para concluir tarefas rotineiras, resultando em maior agilidade.

Redução de erros: Elimina falhas humanas, como esquecimentos ou erros de digitação, comuns em processos manuais.

Foco estratégico: Libera a equipe para se concentrar em atividades de maior valor, como o desenvolvimento de estratégias de crescimento.

 

2) Utilize ferramentas de colaboração:

A falta de uma comunicação eficiente entre equipes distribuídas geograficamente ou entre diferentes departamentos pode resultar em atrasos nos projetos, documentos desatualizados e retrabalho. Empresas que dependem exclusivamente de e-mails para comunicação enfrentam gargalos e problemas na aprovação de materiais.

Com ferramentas como o Microsoft Teams e o SharePoint, a comunicação e o compartilhamento de arquivos são centralizados, permitindo que os colaboradores trabalhem em tempo real, independentemente de onde estão. Isso reduz significativamente a quantidade de e-mails e melhora a eficiência da equipe.

 

Exemplo prático: Uma agência de marketing que adotou o Microsoft Teams e o SharePoint para gerenciar projetos reduziu o tempo de aprovação de campanhas em 40%. Agora, as equipes colaboram em tempo real, fazendo ajustes imediatos, sem a necessidade de longas trocas de e-mails.

 

Benefícios:

Colaboração em tempo real: Todos os membros da equipe podem trabalhar simultaneamente em documentos e projetos, economizando tempo e evitando retrabalho.

Centralização da comunicação: Reduz a necessidade de longas trocas de e-mails e permite uma comunicação mais fluida e eficiente.

Acesso seguro a documentos: Todos os arquivos estão acessíveis de maneira segura e organizada, o que melhora o fluxo de trabalho.

 

3) Gerencie seu tempo com aplicativos de produtividade:

A gestão de tempo é um dos maiores desafios para pequenas empresas. Sem ferramentas adequadas, a equipe pode perder o controle sobre prazos e responsabilidades, resultando em atrasos e confusão sobre as tarefas de cada colaborador. Empresas que não têm uma organização centralizada frequentemente enfrentam dificuldades na entrega de relatórios e outros documentos essenciais.

Com ferramentas como o Microsoft Planner ou o Trello, a gestão de projetos e tarefas se torna muito mais clara e eficiente. A equipe pode monitorar prazos, definir prioridades e acompanhar o progresso em tempo real, evitando atrasos e desorganização.

 

Exemplo prático: Uma consultoria financeira que adotou o Microsoft Planner conseguiu monitorar prazos de entrega de relatórios e distribuir as tarefas de maneira eficiente. O resultado foi uma melhoria de 30% na pontualidade das entregas.

 

Benefícios:

Organização e visibilidade: Oferece uma visão clara das tarefas, permitindo que a equipe acompanhe as prioridades e o progresso de cada projeto.

Monitoramento em tempo real: A equipe pode ajustar rapidamente a rota, caso um projeto esteja atrasado, garantindo que os prazos sejam cumpridos.

Melhor controle sobre prazos: Com prazos e responsabilidades bem definidos, a empresa evita o estresse de entregas atrasadas.

 

4) Aproveite as soluções em nuvem para trabalhar de qualquer lugar:

Empresas que dependem de armazenamento físico ou de redes locais enfrentam dificuldades de mobilidade e perda de dados. Por exemplo, uma empresa de logística que depende de servidores locais pode ter suas operações interrompidas em caso de falha no sistema, o que prejudica diretamente as entregas e o atendimento ao cliente.

Com soluções em nuvem, como o OneDrive e o SharePoint, sua equipe pode acessar arquivos de qualquer lugar com segurança, garantindo a continuidade das operações, mesmo em um ambiente de trabalho remoto. Além disso, a mobilidade e a segurança de dados são maximizadas, permitindo que a empresa escale suas operações conforme necessário.

 

Exemplo prático: Uma empresa de logística que adotou o SharePoint permitiu que seus colaboradores em diferentes regiões do país acessassem e atualizassem informações em tempo real, garantindo uma redução significativa nas falhas operacionais e melhorando o fluxo de trabalho.

 

Benefícios:

Flexibilidade e mobilidade: Permite que a equipe trabalhe de qualquer lugar, sem comprometer a produtividade.

Segurança garantida: Dados armazenados na nuvem são protegidos com backups automáticos, reduzindo o risco de perda de informações.

Escalabilidade: À medida que a empresa cresce, a infraestrutura em nuvem pode ser facilmente expandida, sem necessidade de grandes investimentos iniciais.

 

5) Mantenha a segurança da informação como prioridade:

Muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, têm dificuldade em proteger seus dados. Sem medidas de segurança adequadas, como criptografia e backups regulares, essas empresas ficam vulneráveis a ciberataques e perdas de dados. Por exemplo, uma clínica médica que armazena informações sensíveis de pacientes sem criptografia corre o risco de violação de privacidade e problemas legais.

A implementação de soluções como criptografia de dados, backups automáticos e autenticação multifator (MFA) torna a segurança da informação uma prioridade. Além disso, a conformidade com regulamentações como a LGPD é garantida, evitando penalidades e protegendo os dados sensíveis da empresa.

 

Exemplo prático: Uma clínica médica que implementou soluções de segurança digital reduziu drasticamente o risco de perda de dados e garantiu a conformidade total com a LGPD, protegendo a privacidade dos pacientes e evitando multas.

 

Benefícios:

Proteção de dados sensíveis: Garante que as informações da empresa e dos clientes estejam protegidas contra acessos não autorizados.

Conformidade regulatória: Ajuda a empresa a cumprir as normas da LGPD e outras regulamentações de proteção de dados.

Continuidade do negócio: Minimiza o impacto de incidentes de segurança, permitindo que as operações continuem sem interrupções.

 

6) Faça a gestão de ativos de TI:

Empresas que não realizam a gestão adequada de seus ativos de TI enfrentam desafios como o uso de equipamentos obsoletos, softwares desatualizados e altos custos de manutenção. Uma empresa de engenharia que não gerencia seu ciclo de vida de hardware, por exemplo, pode ter interrupções frequentes em projetos críticos.

A gestão de ativos de TI permite que sua empresa controle o ciclo de vida de hardware e software de forma eficiente, garantindo que todos os equipamentos estejam atualizados e funcionando corretamente. Isso evita falhas, melhora a produtividade e reduz custos de manutenção.

 

Exemplo prático: Uma empresa de engenharia que implementou a gestão de ativos de TI de forma proativa passou a monitorar a vida útil de seus equipamentos, planejando substituições e atualizações de software de maneira estratégica. Antes, a empresa sofria com falhas inesperadas que interrompiam projetos críticos e geravam altos custos de manutenção. Agora, com a gestão adequada, as falhas foram reduzidas em 60%, e a produtividade da equipe aumentou significativamente, já que os equipamentos estão sempre funcionando no melhor desempenho.

 

Benefícios:

Eficiência operacional: Equipamentos atualizados e geridos de maneira estratégica garantem que sua equipe trabalhe com as melhores ferramentas, aumentando a produtividade e a qualidade do trabalho.

Redução de custos: Evita gastos excessivos com reparos e manutenção de equipamentos obsoletos, além de otimizar o uso dos recursos tecnológicos disponíveis.

Prevenção de falhas: A manutenção preventiva, facilitada pela gestão de ativos, reduz significativamente o risco de falhas inesperadas que poderiam interromper as operações e gerar custos imprevistos.

 

Conclusão:

A tecnologia é uma aliada poderosa, independentemente do tamanho da sua empresa. Desde a automação de processos até a gestão de ativos de TI, as soluções tecnológicas podem transformar radicalmente a forma como sua empresa opera, melhorando a produtividade, reduzindo custos e fortalecendo a segurança da informação. Pequenas e médias empresas, em especial, têm muito a ganhar ao adotar essas soluções, que antes eram vistas como exclusivas de grandes corporações.

Se você quer saber mais sobre como a tecnologia pode ajudar a sua empresa, entre em contato conosco para agendarmos uma avaliação gratuita do seu ambiente de TI. Vamos juntos identificar as melhores soluções para aumentar sua produtividade, otimizar seus processos e impulsionar o crescimento do seu negócio de forma eficiente e segura.

Terceirização de TI: Como reduzir custos e aumentar a eficiência

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terceirização de serviços de Tecnologia da Informação (TI) se tornou uma prática valiosa e estratégica para muitas empresas, especialmente para as pequenas e médias (PMEs). Ao terceirizar a gestão de TI, as empresas podem otimizar seus processos, reduzir custos e garantir que sua infraestrutura tecnológica esteja segura e eficiente. Este artigo explora as vantagens da terceirização de TI e como as empresas podem se beneficiar dessa estratégia.

Para que a terceirização seja eficiente, é essencial o papel de um Managed Service Provider (MSP). O MSP, ou Provedor de Serviços Gerenciados, é uma empresa especializada que assume a responsabilidade pela gestão e monitoramento da infraestrutura de TI dos clientes. Atuando de maneira preventiva, o MSP monitora continuamente os sistemas de TI para identificar e resolver problemas antes que eles impactem as operações. Além disso, o MSP oferece uma gama de serviços como suporte técnico, implementação de políticas de segurança, backup e recuperação de dados, e migração para soluções em nuvem. Ao contar com um MSP, as empresas garantem eficiência operacional e uma infraestrutura tecnológica segura e ágil.

Essa conexão entre terceirização e o papel do MSP é fundamental para que as empresas aproveitem todas as vantagens dessa estratégia. O MSP não apenas resolve problemas de TI, mas antecipa e previne falhas, o que garante que as operações permaneçam estáveis e seguras, promovendo o crescimento contínuo do negócio.

 

Como funciona a terceirização de TI?

A terceirização de TI envolve uma relação contínua entre a empresa contratante e o MSP, com o objetivo de oferecer soluções personalizadas que atendam às necessidades específicas de cada cliente. Esse processo é dividido em várias etapas que garantem uma gestão eficiente e uma infraestrutura tecnológica adaptada às demandas de cada empresa. A seguir, vamos detalhar como cada uma dessas etapas funciona, exemplificando seu impacto prático no ambiente corporativo.

 

Diagnóstico inicial:

O primeiro passo na terceirização de TI é o diagnóstico inicial, onde o MSP realiza uma análise profunda da infraestrutura tecnológica da empresa. Isso inclui a avaliação de todos os dispositivos, softwares, servidores, redes e sistemas de segurança utilizados. O objetivo é identificar vulnerabilidades (como falta de atualizações ou segurança frágil) e oportunidades de melhoria (como otimização de processos ou implementação de tecnologias mais avançadas).

Exemplo prático: Imagine uma PME que utiliza uma rede de servidores locais para armazenar seus dados e não possui backups regulares. Durante o diagnóstico, o MSP pode identificar que a empresa corre o risco de perder dados importantes caso ocorra um incidente como um ataque cibernético ou falha no servidor. Nesse caso, o MSP recomendaria a migração para uma solução de armazenamento em nuvem, garantindo backups automáticos e mais segurança.

 

Planejamento e implementação:

Após o diagnóstico, o MSP desenvolve um plano estratégico e personalizado para resolver as fragilidades identificadas e atender às necessidades da empresa. Esse plano pode incluir a implementação de políticas de segurança da informação, migração de sistemas para a nuvem, integração de ferramentas colaborativas (como Microsoft 365 ou Google Workspace) e otimização de redes. Durante essa fase, são definidos indicadores de desempenho para garantir que as soluções implementadas estejam atingindo os resultados esperados.

Exemplo prático: Uma empresa de e-commerce que depende de vendas online pode precisar de um sistema de autenticação multifator (MFA) para reforçar a segurança no acesso aos seus dados financeiros e de clientes. O MSP, após analisar as necessidades específicas da empresa, recomenda e implementa as melhores soluções de segurança disponíveis no mercado, como o MFA, para reduzir os riscos de acessos não autorizados. Embora não haja garantia absoluta contra todas as ameaças cibernéticas, o MSP busca continuamente mitigar os riscos, monitorando o ambiente e ajustando as soluções conforme necessário para proteger as informações sensíveis da empresa.

 

Monitoramento contínuo e suporte:

Uma das maiores vantagens da terceirização de TI é o monitoramento contínuo. O MSP monitora regularmente a infraestrutura de TI, identificando falhas ou vulnerabilidades à medida que surgem, permitindo que problemas sejam resolvidos antes de causarem interrupções significativas nas operações da empresa. Além disso, o MSP oferece suporte técnico especializado, garantindo que qualquer problema técnico que surja seja resolvido de forma eficiente e ágil, evitando maiores impactos no negócio.

Exemplo prático: Uma empresa de logística que depende de sistemas de rastreamento em tempo real pode enfrentar uma falha no sistema durante o expediente. O MSP atua de forma preventiva, monitorando o ambiente para identificar possíveis problemas antes que se tornem críticos, dependendo das soluções contratadas pelo cliente. Cada contrato é customizado, ou seja, o nível de monitoramento e suporte oferecido varia de acordo com as necessidades da empresa. No caso de uma falha, o MSP age como um facilitador, identificando a causa do problema e coordenando as ações necessárias para resolvê-lo o mais breve possível. Se o problema envolver soluções de terceiros, o MSP gerencia a comunicação e os processos com esses fornecedores, garantindo que a situação seja resolvida com eficiência, minimizando o impacto nas entregas e na operação da empresa.

 

Otimização e escalabilidade:

À medida que a empresa cresce, suas necessidades tecnológicas também aumentam. Um dos maiores benefícios de trabalhar com um MSP é a escalabilidade. O MSP ajusta os serviços oferecidos para garantir que a infraestrutura tecnológica acompanhe o crescimento da empresa, sem a necessidade de grandes investimentos em novos equipamentos ou sistemas. Isso permite que a empresa continue a crescer sem preocupações com gargalos tecnológicos.

Exemplo prático: Uma startup que inicialmente conta com 10 funcionários pode crescer rapidamente para 50 colaboradores. O MSP, ao entender as necessidades específicas da empresa, ajusta e expande a infraestrutura de TI, recomendando e implementando soluções adequadas, como sistemas de comunicação interna e redes que suportem o aumento do tráfego de dados e a colaboração entre os novos membros da equipe. Além disso, o MSP pode sugerir e gerenciar a implementação de soluções de armazenamento em nuvem mais robustas, garantindo que as operações acompanhem o crescimento sem comprometer a eficiência.

Essas soluções são sempre baseadas nas melhores opções disponíveis no mercado, e o MSP atua como um facilitador, ajustando a tecnologia às necessidades do cliente. Entretanto, é importante ressaltar que o desempenho e a escalabilidade dependem das ferramentas escolhidas, que são personalizadas de acordo com os objetivos da empresa.

 

Vantagens da terceirização de TI:

A terceirização de TI oferece diversas vantagens estratégicas, tais como:

 

Redução de custos operacionais:

A terceirização reduz significativamente os custos operacionais, eliminando a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura interna e mão de obra. De acordo com um estudo da CompTIA, empresas que terceirizam seus serviços de TI podem reduzir seus custos em até 30%. Isso acontece porque as empresas terceirizadas de TI oferecem uma estrutura de custos previsível e sob demanda, cobrando apenas pelos serviços utilizados​

 

Acesso a especialistas:

Ao terceirizar, as empresas têm acesso a uma equipe de especialistas em diversas áreas da tecnologia, o que garante a implementação de soluções avançadas sem a necessidade de manter uma equipe interna de TI. Esses profissionais são altamente qualificados para garantir a eficiência e a segurança dos sistemas.

 

Segurança e conformidade:

O MSP implementa políticas robustas de segurança da informação, protegendo a empresa contra ameaças cibernéticas. Além disso, garante que a empresa esteja em conformidade com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), evitando multas e problemas legais.

 

Foco no Core Business:

Ao delegar a gestão da TI para o MSP, a empresa pode concentrar seus recursos e atenção no que realmente importa: o crescimento do negócio. O MSP cuida da infraestrutura tecnológica, garantindo que a operação continue funcionando sem interrupções.

 

Escalabilidade:

A terceirização permite que a infraestrutura de TI cresça conforme as necessidades da empresa aumentam. O MSP ajusta os serviços de forma contínua, garantindo que a empresa esteja sempre pronta para atender novas demandas sem precisar investir em novos recursos.

 

Pesquisas que comprovam os benefícios da terceirização:

Deloitte, uma das maiores empresas globais de auditoria e consultoria, conduziu uma pesquisa que revelou que 72% das empresas que terceirizam seus serviços de TI reportaram melhorias na eficiência operacional e que 70% dos executivos afirmaram que a terceirização permitiu maior agilidade na adoção de novas tecnologias. Isso demonstra que a terceirização não só melhora a eficiência, mas também permite que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças tecnológicas​

Já a CompTIA (Computing Technology Industry Association), uma das principais associações globais do setor de tecnologia, apontou em suas pesquisas que 60% das PMEs que adotaram a terceirização de TI observaram uma melhoria na segurança de dados e uma redução nos custos operacionais. Esses dados mostram que a terceirização agrega valor estratégico ao negócio, garantindo segurança e eficiência​

 

Relação entre PMEs e MSPs:

A relação entre as PMEs e os MSPs vai além de uma simples prestação de serviços: ela é baseada em confiança e parceria estratégica. O MSP age como um verdadeiro consultor de TI, sugerindo melhorias e soluções que ajudam a empresa a crescer e enfrentar os desafios tecnológicos. A flexibilidade dos contratos de MSP permite que as empresas ajustem os serviços conforme necessário, garantindo que a TI acompanhe o desenvolvimento e as novas demandas do negócio.

 

Conclusão:

A terceirização de TI é uma solução estratégica para empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a segurança de suas operações. Contar com um MSP não só oferece flexibilidade para que sua empresa cresça de forma segura e eficiente, mas também garante que as melhores soluções tecnológicas sejam implementadas com foco nas suas necessidades específicas.

Na Trivor, somos especialistas em adotar as melhores práticas de mercado para fornecer soluções de TI personalizadas, sempre buscando as opções mais eficazes para o seu negócio. Nosso compromisso é atuar de forma proativa, monitorando e ajustando a infraestrutura de TI para mitigar riscos e maximizar a eficiência. Com nossa expertise, você pode contar com uma parceria confiável para transformar sua gestão de TI e garantir que sua operação esteja sempre um passo à frente. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a impulsionar o sucesso tecnológico da sua empresa.

Gestão de ativos de TI: A chave para a eficiência e segurança nas PME´s

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a era digital, as pequenas e médias empresas (PME´s) dependem da tecnologia para se manter competitivas, eficientes e seguras. A Gestão de Ativos de TI é o processo que garante o controle, a eficiência e a proteção de todos os recursos tecnológicos usados pela empresa, incluindo hardware e software.

Neste artigo, vamos explorar o que é Gestão de Ativos de TI, por que ela é vital para as PME´s e como uma boa gestão pode reduzir custos, melhorar a segurança e otimizar os processos operacionais.

O que é gestão de ativos de TI?

A Gestão de Ativos de TI envolve o rastreamento, monitoramento e otimização dos ativos tecnológicos ao longo de seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte. Isso inclui:

     Hardware: Computadores, servidores, dispositivos móveis etc.

     Software: Sistemas operacionais, aplicativos e licenças.

O objetivo é manter esses ativos tecnológicos sempre operando com eficiência máxima, garantindo que estejam atualizados, protegidos contra ameaças e gerenciados de maneira que a empresa possa controlar custos e aumentar sua produtividade.

Por que a gestão de ativos de TI é essencial?

Para as PME´s, os ativos de TI são críticos para o funcionamento diário. Sem uma gestão eficaz, surgem diversos problemas que podem afetar diretamente o desempenho e os custos operacionais:

     Custos operacionais elevados: Ativos obsoletos ou mal gerenciados podem demandar manutenções frequentes e consumir mais energia, aumentando as contas de eletricidade. Equipamentos mais antigos costumam ser menos eficientes e exigem reparoS constantes, além de consumirem mais recursos, impactando o orçamento da empresa.

     Vida útil dos ativos: Todo ativo de TI tem uma vida útil ideal, o período em que ele oferece o melhor desempenho com o menor custo. Após esse ponto, os ativos exigem mais manutenção, gerando mais despesas e tornando-se menos eficazes.

     Riscos cibernéticos: Equipamentos desatualizados são alvos fáceis para ataques cibernéticos, expondo a empresa a vulnerabilidades como o ransomware — um software malicioso que criptografa os dados da empresa, exigindo pagamento de um resgate para restaurá-los.

     Queda na produtividade: Softwares e dispositivos que não são atualizados podem comprometer a eficiência operacional, reduzindo a produtividade da equipe e afetando o atendimento ao cliente.

Uma gestão eficaz garante que os recursos tecnológicos estejam sempre atualizados, otimizados e protegidos.

O processo de gestão de ativos de TI:

O ciclo de vida dos ativos de TI passa por quatro etapas principais:

     Aquisição: A compra de novos ativos deve ser estratégica, considerando o equilíbrio entre custo e benefício, com foco em eficiência e segurança.

     Implementação: O ativo é configurado, protegido e integrado à infraestrutura existente, com políticas de segurança e uso definidas desde o início.

     Manutenção e monitoramento: É a fase mais longa e crítica. O ativo precisa ser monitorado e atualizado regularmente para garantir que funcione corretamente, com otimizações contínuas para estender sua vida útil.

     Descarte: Quando o ativo atinge o fim de sua vida útil, ele deve ser descartado de maneira segura e responsável, seguindo regulamentações ambientais e de segurança da informação.

Como implementar a gestão de ativos de TI?

Para uma gestão de ativos eficaz, siga estas práticas:

     Inventário centralizado: Mantenha um controle detalhado de todos os ativos, incluindo informações sobre localização, status de manutenção e licenças.

     Automatização: Utilize ferramentas como o Microsoft Intune ou outras soluções de monitoramento para garantir que seus ativos estejam sempre atualizados e protegidos.

     Políticas de atualização: Defina políticas claras para atualizações de software e hardware, garantindo que seus sistemas estejam sempre protegidos contra ameaças.

     Análise do ciclo de vida: Revise periodicamente os ativos para determinar quando é hora de substituí-los, evitando obsolescência e falhas inesperadas.

Riscos de não implementar a gestão de ativos de TI:

Negligenciar a gestão de ativos de TI pode levar a sérias consequências:

     Custo oculto: Ativos sem manutenção geram custos inesperados com reparos e substituições de emergência, além de aumento no consumo de energia.

     Shadow IT: Quando os funcionários recorrem a softwares não autorizados ou ferramentas não aprovadas pela equipe de TI, isso é conhecido como Shadow IT. Esse comportamento cria brechas de segurança, além de comprometer a conformidade com regulamentações internas e externas.

     Riscos de segurança: Ativos desatualizados são vulneráveis a ataques como ransomware, que podem paralisar operações inteiras e causar prejuízos significativos.

     Conformidade com a LGPD: Empresas que lidam com dados pessoais devem estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A LGPD impõe regras rígidas sobre o tratamento de dados pessoais e a falta de conformidade pode resultar em multas de até R$ 50 milhões por infração, além de danos à reputação.

Conclusão:

A gestão de ativos de TI é fundamental para qualquer PME que queira operar com eficiência, reduzir custos e garantir a segurança dos seus dados. Ao implementar uma estratégia robusta de gestão, sua empresa estará preparada para crescer de maneira sustentável, evitando os riscos de obsolescência, custos inesperados e vulnerabilidades de segurança.

Entre em contato com a Trivor e descubra como podemos transformar sua gestão de TI e levar sua empresa ao próximo nível de eficiência e segurança.

 

Planner x Trello

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o considerar qual software de gerenciamento de projetos é ideal para você e sua empresa, é bem provável que se deparou com o Microsoft Planner e o Trello. As ferramentas de gerenciamento de projetos são baseadas na ideia de quadros Kanban baseados em cartões, em vez de listas de tarefas tradicionais, criando uma versão digital de um quadro físico com várias tarefas de rastreamento de notas Post-It. As ferramentas de gerenciamento de projetos em estilo de quadro fornecem uma representação visual imediata do trabalho em andamento versus concluído, e arrastar um cartão para a coluna Concluído cria uma sensação de satisfação. Ambas ferramentas, Trello e Planner, são usadas para o planejamento e gerenciamento de tarefas e projetos. E a escolha de qual ferramenta usar é importante, já que se deve avaliar as exigências do Projeto e da sua empresa, porque apesar do mesmo objetivo, eles têm formas diferentes de trabalho, com layout semelhantes ao princípio do Kanban.

 

O Microsoft Planner é uma das muitas ferramentas incluídas no Office 365 e, como tal, pode ser facilmente integrado ao Microsoft Teams, SharePoint ou várias outras ferramentas da Microsoft. É um dos heróis desconhecidos do Office 365, colocando-o em vantagem imediata se sua empresa já usa o Office 365. O Planner não é uma novidade absoluta, ele já vinha sendo testado pela comunidade em sua versão Preview desde dezembro de 2015. Já o Trello, recebeu diversas novidades nos últimos anos, como a possibilidade de atribuir uma mesma tarefa a diversos usuários, a possibilidade de adicionar pessoas que não possuam o Office 365 nos projetos e aplicativos dedicados para iOS, Android e o próprio Windows.

 

O Trello para gerenciamento de projetos colaborativos é super eficaz, principalmente na hora de desenvolver tarefas dos mais diversos, onde você organiza sua área de trabalho com diversas pastas, e em cada uma delas podendo organizar de forma a conter atividades realizadas, por fazer, em andamento e etc., facilitando o gerenciamento de suas equipes. Você pode configurar rapidamente buckets que imitam as colunas de um quadro físico, e cada tarefa no estilo de cartão oferece a capacidade de adicionar datas, prioridades, subtarefas e comentários. Você pode atribuir várias pessoas a uma tarefa e tudo está integrado ao diretório ativo da Microsoft. O Trello popularizou a ferramenta de gerenciamento de projetos estilo quadro kanban, sem dúvida, inspirando a Microsoft a lançar o Planner como uma alternativa de pilha da Microsoft.

 

Dentro das duas ferramentas, é possível traçar semelhanças, bem como onde uma se sobressai mais que a outra. Um primeiro ponto é a interface, com estilo quadro Kanban, que é o mesmo para as duas ferramentas, que podem ser configurável através de display configurável com várias colunas que permite que cartões sejam adicionados a uma coluna e arrastados rapidamente entre as colunas. Ainda, é possível linkar cada item ou tarefa através de um cartão, que tem desempenho muito semelhante em cada ferramenta, onde o Planner tem um campo Progress, enquanto o Trello adiciona Labels configuráveis. Contudo, enquanto ambas as ferramentas permitem anexos em um cartão, o Trello permite comentários individuais, e pode compartilhar várias versões de um documento.

 

 

O Microsoft Planner e o Trello oferecem uma variedade de integrações, onde o Planner tem maiores interações com outros produtos da Microsoft, onde possui uma organização com a assinatura do Office 365, e uma guia do Planner pode ser adicionada ao Teams com um único clique para integrações mais complexas. Por exemplo, você pode integrar o Planner a um projeto corporativo complexo, permitindo que os usuários acessem uma visão simplificada de suas tarefas enquanto mantêm relacionamentos complexos no nível corporativo. Já o Trello tem o Power Ups e Automação, que se integram a uma ampla variedade de produtos baseados em nuvem, incluindo os da Microsoft. O Trello oferece um pouco de configurabilidade e funcionalidade adicionais com seus cartões de tarefas, onde pode ser mais fácil de usar com equipes distribuídas em vários lugares, ou empresas, que podem ou não ser assinantes do Microsoft 365. E se optar por adquirir o Microsoft Planner, de forma independente, sem ser usuário do Microsoft 365, terá dificuldades, tornando o Trello a escolha mais fácil neste quesito.

 

É importante que não se confunda o Planner com o Project, um serviço voltado para empresas, utilizado para gerenciar vários projetos. Já o Planner tende a ser uma ferramenta mais simples, que se adequa a qualquer tipo de usuário.

 

Ao avaliar as ferramentas, descobrirá que elas são mais parecidas do que diferentes. Ambos oferecem funcionalidades básicas muito semelhantes, e o fator decisivo se resume principalmente a se sua organização já usa o pacote Microsoft 365. O simples fato de que o Microsoft Planner faz parte do Microsoft 365, disponível para todos os seus assinantes e integrado a outros softwares da Microsoft, cria uma alta expectativa ao escolher o Trello.

 

Como saber a hora certa de trocar os computadores da sua empresa

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uando falamos de rendimento de trabalho dentro de sua empresa, tanto na parte administrativa, como em processos produtivos, de gestão e controle, podendo ser num escritório, empresas de tecnologia, redação ou qualquer ambiente que necessite de computadores funcionando ativamente para que os processos sejam entregues dentro do tempo estabelecido e de forma satisfatória, é super importante entender que essas ferramentas precisam estar atualizados para que todo esse processo não seja comprometido, o que pode acarretar investir em novos computadores. Um bom computador para trabalhar é essencial para realizar as atividades dentro de sua empresa, sendo uma ferramenta importante e que muitos utilizam diariamente, por isso é imprescindível que a máquina seja adequada. Nesse sentido, como quase tudo na vida, chega uma hora em que é preciso atualizá-la.

 

Um computador está se aproximando do final de sua vida útil quando começa a apresentar alguns sinais, e é muito importante estar atento a eles para saber quando é a hora certa de trocá-lo. Se ao abrir um arquivo ele demora para responder, sua impressora de uma hora para outra não funciona mais, sua equipe de TI perde muito tempo administrando problemas de seus colaboradores, talvez seja o momento de atualizar o parque de máquinas da sua empresa. Claro que ainda encontramos no mercado várias empresas que funcionam com máquinas antigas e parecem ter ótimos resultados, assim como pode ocorrer com a sua empresa, mas a probabilidade de perda de rendimento e produtividade sem você perceber que isto esteja acontecendo, é gigante, principalmente se comparado com empresas que têm seus parques modernos e atualizados. Aqui, se faz necessário uma avaliação minuciosa, para cada departamento e colaborador, para que se possa fazer o investimento correto, bem como estruturar corretamente sua empresa.

 

Diante do levantamento de especialistas no mercado, podemos citar algumas situações que podem ser resolvidas com a substituição ou adição de alguns hardwares, são elas:


1- Lentidão e travamentos – São problemas que podem ter origem em softwares com problema ou na memória da máquina. Através de uma análise rápida é possível identificar afunilamentos no uso da memória RAM, onde a reinstalação do software que está usando demasiadamente a memória pode resolver, mas caso o uso de memória dos softwares esteja dentro do esperado, você terá de substituir os pentes de memória atuais ou adicionar novos pentes. Contudo, se o aparelho leva muito tempo para ligar, abrir arquivos e travar com frequência levando vários minutos para responder, e já foram substituídas peças, reinstalou o sistema operacional e não houve uma melhora significativa, esse é um claro indicativo de que é o momento de substituir essa máquina.

 

2- Dados corrompidos e ruídos estranhos – Isto pode acontecer com seu HD, é um problema comum neste componente, que gera travamentos, muitas vezes necessitando reiniciar a máquina, gerando lentidão e atrasos no fluxo de trabalho de seu colaborador.

Um problema maior ainda é este HD parar totalmente de funcionar, e assim, dados não compilados para backups, serem perdidos. Às vezes, reinstalar softwares resolve os problemas apresentados, mas são componentes que também são habilitados para substituição normalmente.

 

3- Superaquecimento e desligamentos inesperados – Problemas como estes estão diretamente ligados ao processador, exigindo a limpeza ou substituição do cooler ou uma nova aplicação de pasta térmica. Em último caso pode ser necessária a substituição do processador, ou dependendo do tipo de processador, a placa-mãe inteira.

 

4- Incapacidade de executar ou instalar softwares recentes –  Conforme os computadores e softwares vão evoluindo e modernizando, muitos computadores apresentam dificuldades para se atender estes novos processos, já que exigem mais dos processadores, e os mesmos não dão conta de atender a demanda. E muitos destes softwares já exigem antes mesmo da instalação requisitos mínimos de memória e processamento para iniciar a instalação. Manter um sistema obsoleto em sua rede pode deixá-la vulnerável a hackers, além de causar incompatibilidade com as novas versões dos programas que você já usa ou de programas que pretende adquirir. É mais um caso para substituição do computador.

 

Não importa o tamanho da sua empresa, o seu nicho e nem há quanto tempo está no mercado. Perder produtividade e arquivos importantes para a sua empresa são riscos que você corre ao não atualizar o parque de máquinas. Planejar os investimentos com a área de TI anualmente é uma forma de resolver e até mesmo impedir que problemas como esses ocorram. O que as grandes empresas do mercado têm como política é a substituição dos computadores a cada 4 anos, e de acordo com os especialistas, isso garante que os computadores estejam sempre atuais e eficazes. Mas para cada empresa é necessário avaliar como e quanto irá se investir para estas aquisições. Um bom planejamento é importante para saber a real necessidade de cada colaborador ou departamento.

 

Para isto, se faz necessário avaliar:

 

Serventia: trocar o computador ou impressora nos primeiros sinais de problema muitas vezes não é opção para muitas empresas, em razão do custo. O melhor caminho é começar por um inventário mapeando o que já está dentro de sua empresa, o que funciona e o que está obsoleto. Com essa visão geral, você vai identificar materiais que talvez fossem pro lixo e deve gerar uma economia considerável para seu orçamento.

 

Utilização: o melhor computador é aquele que atende às suas necessidades. Não adianta ter uma máquina com configurações avançadas, potente e eficiente se seu uso será apenas para consulta de e-mails ou utilização para navegação na internet. Também não adianta manter uma máquina básica para trabalho com softwares pesados, que exigem processamento e memória. O importante é definir exatamente quais as necessidades de cada departamento e considerar trocar algumas peças ou computadores de lugar. Na hora de investir, sempre leve em consideração essa otimização de recursos.

 

Orçamento: o importante não é somente o que investir, mas onde investir. O ideal é adquirir um equipamento mais robusto para que ele dure mais anos, entretanto não pode deixar departamentos com máquinas obsoletas em detrimento de recursos utilizados de forma equivocada. Portanto tente ajustar ou suas necessidades ou seu orçamento de acordo com a realidade de sua empresa.

 

Estrutura: se você estiver ampliando sua estrutura, ou dependendo da atualização que estiver implementando, é fundamental checar se sua estrutura atende às necessidades. Não somente rede de internet, mas energia elétrica e cabeamento estruturado. Pode acontecer do investimento na troca do parque de máquinas ser o dobro do planejado se não foi mensurado estruturalmente dentro de sua empresa.

 

Segurança: a tecnologia ajuda muito no gerenciamento das informações, mas por pequenas distrações essas informações podem ser roubadas ou até mesmo perdidas. Na hora de atualizar sua empresa, além dos computadores, pense também na segurança deles. Servidores de backup, firewalls e servidores proxy são alguns exemplos de soluções, mas é importante também educar sua equipe para manter boas práticas: evitar sites falsos, cuidar de senhas, entre outras.

 

Estar a par das necessidades de hardware e saber o momento de trocar de computador na empresa é crucial para que o andamento de todos os processos ali dentro se mantenham em ordem para inclusive se evitar que esse negligenciamento se torne mais caro com o passar do tempo. Tudo isto, associado com avaliação de consultorias especializadas, bem como o suporte dos fabricantes que estão sendo cotados, e ainda, o custo benefício de cada máquina e de upgrade num futuro, caso haja necessidade.

 

Em momentos de troca de máquinas é sempre bom contar com uma consultoria de TI para auxiliar na escolha do perfil de máquina para cada departamento da empresa, isso fará com que você invista nos equipamentos certos, otimizando o seu investimento.

 

Quer saber mais como podemos te auxiliar? Entre em contato conosco!

Notebook ou Desktop: o que avaliar quando escolher para sua empresa

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m dos desafios ao escolher ou renovar qualquer equipamento de uma empresa é saber escolher bem no que investir. Com os computadores não é diferente e uma das primeiras perguntas que vêm à mente quando se pensa em renovar o parque tecnológico é: desktop ou notebook? Num primeiro momento, é necessário ter em mente o seu tipo de negócio e a quais funções os computadores serão destinados. A partir daqui, levanta-se quais as especificações técnicas necessárias para cada uma das atividades desempenhadas pelos seus colaboradores. Além das especificações técnicas, quem busca comprar computadores para a empresa deve ter em mente outras características que podem ser necessárias, como portabilidade, desempenho e manutenção, sem contar o custo que terá que disponibilizar para esta ação.

 

Tomando como comparativo a portabilidade, levando em consideração que o mercado de trabalho para algumas áreas após a Pandemia mudou muito com a adoção de trabalho remoto, e ainda, com estrutura flexível sem lugares fixos para os funcionários e coworking, a portabilidade se tornou uma necessidade para diversas empresas. Por isso, antes de comprar, é preciso verificar se a flexibilidade é necessária para a função dentro do negócio. Se a resposta for positiva, sem dúvidas o notebook é a melhor opção nesse caso. Um notebook é apropriado justamente para quem necessita de uma ferramenta que traga mais versatilidade e mobilidade, que possa ser levada em viagens, para cafés e reuniões, de casa para o trabalho e vice-versa, e que não precise estar sempre ligada na tomada, onde equipamento pode ser transportado sem muita dificuldade dentro de uma bolsa ou mochila, podendo ser utilizado tanto em casa quanto no escritório. Outro ponto positivo dos computadores portáteis é a capacidade de usá-lo fora da tomada, apenas com a carga da bateria interna. Já o desktop precisa estar sempre conectado à energia para o uso, o que limita algumas possibilidades. Outra vantagem é que o notebook requer menos espaço físico que o computador, podendo ser utilizado com maior tranquilidade mesmo em mesas ou escrivaninhas pequenas.

 

Falando em desempenho, dentro da realidade de muitas empresas e funções, há alguns programas que exigem mais do computador. Por isso é importante checar quais as necessidades dos programas a serem implementados antes de escolher o modelo do computador. Caso não haja necessidade de portabilidade e se a intenção é ter um bom desempenho com o melhor custo-benefício, a melhor opção pode estar em um desktop mais robusto, que vai ter valor melhor que um notebook na mesma configuração, tudo vai depender da finalidade do seu colaborador. Um desktop fornece uma melhor performance e isso pode estar associado à possibilidade de realizar upgrades com mais facilidade. Embora já existam muitos notebooks poderosos, os melhores desktops ainda possuem um desempenho superior no quesito desempenho.

 

Mais um ponto a ser validado é o propósito final de uso. No mercado, existem diversas opções de notebooks disponíveis e quem executa tarefas mais simples pode optar por um modelo com o desempenho moderado. Já para colaboradores com funções que exigem dispositivos mais robustos, que rodam programas mais pesados, devemos levar em consideração a opção pelos desktops com configurações mais avançadas e que permitem upgrades de maneira mais simples.

 

No quesito manutenção, um desktop costuma ser mais barato em comparação ao notebook com configurações semelhantes. Além disso, outra vantagem de um computador de mesa é que periféricos, como monitor, teclado, mouse e outras coisas podem ser utilizados em outro computador quando for necessário realizar uma troca. Por conta de sua estrutura, o reparo de um notebook não é tão simples quanto o de um desktop. Além disso, graças a esta arquitetura, muitas peças não compensam o reparo. Com a dificuldade do reparo e necessidade de diminuir os custos, nos deparamos com a dificuldade em encontrar peças específicas do fabricante de cada notebook, já que os modelos são lançados, mas a reposição de peças para manutenção não acompanha. Com esta dificuldade você não encontra preços competitivos para manutenção dos notebooks, até mesmo fazer atualização ou um upgrade, no máximo para memória ou HD. Com os desktops, você tem toda facilidade para trocar, incluir, e atualizar toda e qualquer peça que você precisar. Já que seus componentes costumam seguir padrões gerais da indústria e não de uma determinada marca.

 

Todos estes pontos, influem diretamente neste ponto: o preço. Diferente de outros itens, um computador precisa ser avaliado de forma minuciosa para que se destina, porque pode gerar gastos desnecessários com equipamentos subutilizados, ou seja, ativos que ficaram obsoletos rapidamente. Um dos fatores que influenciam no preço dos computadores é a sua configuração. Quando falamos de um notebook que apresenta a mesma ficha técnica de um desktop, podemos encontrar diferenças nos valores, e os portáteis acabam sendo mais caros, levando em consideração que são completos, com mobilidade. Dependendo da função e do budget da posição do colaborador, um desktop pode ser uma opção mais fácil de se adequar. Ao optar por montar um desktop, há várias opções de configuração, onde pode-se, por exemplo, priorizar alguns componentes em detrimento de outros. Portanto, com a troca de peças sendo mais fácil, é possível realizar os upgrades no futuro.

 

É importante entender exatamente a função do seu colaborador, qual a necessidade dele para buscar a melhor solução entre um notebook ou desktop, direcionando recursos para a real necessidade, para não criar um parque obsoleto ou gastos desnecessários em computadores subutilizados. Tudo isto impacta diretamente no seu negócio, bem como na rentabilidade e produtividade de suas equipes.

 

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A importância de um firewall na sua empresa

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proteção de um antivírus é certamente uma parte importante da solução de proteção, ele tem a capacidade de detectar ameaças conhecidas e muitas outras novas diante do conhecimento das novas ameaças que surgem todos os dias. Entretanto, há uma segunda tecnologia que pode ser adicionada para ajudar a completar a segurança: o firewall. Conhecido por ser a primeira linha de defesa dos dispositivos, esse recurso trabalha para impedir que invasores mal-intencionados acessem a rede privada e os dados sigilosos tanto da sua casa, como da sua empresa.

 

O firewall é uma solução de segurança para os computadores que, a partir de regras de segurança pré-definidas, faz o controle do que passa e do que vai ser barrado em uma rede de internet. O surgimento do nome vem de uma analogia da ferramenta em inglês, firewall significa ‘parede de fogo’, nome dado às portas colocadas em prédios para bloquear a passagem de fogo em caso de incêndio, se encaixa perfeitamente no que esse recurso faz. Ou seja, ele impede que programas e acessos maliciosos consigam invadir seus servidores, redes e todos os dispositivos, identificando e barrando-os antes de causar qualquer dano na sua rede e em seus dispositivos. Usando regras de segurança é possível configurar o firewall para bloquear e também liberar determinados programas, controlando o fluxo de dados na rede. Essa medida é utilizada há muitos anos em escritórios de diversos segmentos e portes, e em todo mundo, visto que consegue bloquear invasões e proteger dados, e, consequentemente, evitar vazamentos de informações sigilosas.

 

A principal função de um firewall é criar uma barreira entre a sua rede interna, da empresa, e a rede externa – que é feito através de link da internet, permitindo monitorar e controlar o tráfego específico de dados na entrada e na saída de acordo com configurações pré-estabelecidas. Este é um software que está presente na maioria dos sistemas operacionais e empresariais no mercado. Hoje, além de um obstáculo para a tentativa de ataques a uma empresa, o firewall pode ser utilizado como uma ferramenta de monitoramento no uso do banco de dados e outros sistemas, bem como serviços essenciais para a sua empresa e para seu negócio, e ainda, como controle aos termos de proteção definidos por você e pela sua equipe de Gestão de TI. O firewall não apenas bloqueia, mas pode identificar e relatar ameaças, ele é um aliado importante para a gestão segura de um ambiente. É com esse foco em mente que você precisa pensar em como investir na solução daqui para frente.

 

Ameaças viajam de um computador para outro sem o seu conhecimento e de seus colaboradores. Eles podem encontrar um computador com configurações de segurança mais baixas, ou desatualizados e inserir-se em toda rede e sistemas sem que ninguém saiba o que está acontecendo. Muitos worms e Trojans, conhecidos como “bots”, viajam dessa maneira. Eles utilizam a Internet para encontrar computadores para infectar, o usuário nunca saberá que seu sistema foi comprometido porque a ameaça entra em seu computador silenciosamente. É exatamente aqui onde o firewall pode ajudar a proteger sua rede. Ele monitora todo o tráfego de rede e tem a capacidade de identificar e bloquear o tráfego indesejado. Como a maioria dos computadores atualmente está conectada à Internet, os invasores têm muitas oportunidades de encontrar computadores de vítimas. O que eles são especializados é em encontrar brechas, conseguem investigar outros computadores na Internet para determinar se estão vulneráveis a vários tipos de ataques e, ao encontrar o computador sem as devidas proteções, podem comprometê-lo, o principal intuito é roubar informações pessoais ou da empresa, para fins de fraude financeira. Muitas vezes, estas ações conseguem ser feitas em segundo plano, ou seja, sem que o usuário saiba o que está acontecendo.

 

Hoje, temos 4 tipos básicos de Firewall, são eles:

 

Firewall Proxy (de aplicação) – este é altamente seguro, onde o mesmo mascara o endereço IP dos usuários e filtra os dados recebidos, protegendo os recursos no meio online. A maior vantagem do modelo é que os dispositivos fora da rede corporativa nunca são diretamente conectados à mesma, o que faz com que registrem e arquivem somente informações específicas da empresa. Com certeza, é a melhor escolha para a proteção no uso da internet, proporcionando o anonimato para quem acessa a web e melhorando a performance da rede.

 

Firewall de inspeção de estado – este tipo de firewall monitora a atividade desde o momento em que a conexão inicia até o seu final, de ponta a ponta. O estado, o protocolo e outros aspectos dos pacotes de dados são inspecionados para evitar o fluxo não autorizado de informações antes que as mesmas sejam enviadas ou recebidas, o que garante um alto nível de segurança.

 

Firewall de próxima geração – também conhecido como next-generation, este tipo de firewall alia tecnologias tradicionais da ferramenta e outras funcionalidades extras, a exemplo de sistemas de prevenção de invasões, análise de tráfego criptografado, antivírus e inteligência contra ameaças baseada na nuvem. Com isso, conseguem bloquear ciberameaças modernas e ataques de múltiplas camadas, detectando-os com agilidade, diminuindo os impactos.

 

Firewall com foco em ameaças – esse modelo conta com todos os recursos dos firewalls de próxima geração e ainda fornece uma tecnologia avançada para detectar e intermediar ameaças cibernéticas, trazendo uma identificação ainda mais rápida e assertiva de atividades suspeitas. Caso um ataque de fato ocorra, esses firewalls reagem rapidamente ao mesmo, agilizando o tempo de resposta para reduzir os danos.

 

As funções do Firewall não se limitam somente na proteção de ataques cibernéticos bem como a proteção da rede local e do banco de dados, o firewall pode ser acionado para restringir solicitações ao servidor de locais remotos e implementar soluções interessantes de acesso, como as redes privadas virtuais (VPN), proteção contra malwares, e o melhor, controlar o acesso às informações pessoais suas e da sua empresa.

 

Embora o software antivírus seja uma ótima ferramenta para ajudar a mantê-lo seguro, a inclusão de um firewall dará uma camada muito importante de segurança a rede para evitar que ameaças cheguem efetivamente aos seus computadores, e assim, diante de ameaças frequentes e do conteúdo altamente sensível da rede e do banco de dados da sua empresa, contar com várias ferramentas de proteção é cada vez mais indispensável.

 

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OFFICE 365 X GOOGLE WORKSPACE

V

ocê consegue imaginar como seria trabalhar hoje, sem internet ou e-mail? Seja no trabalho ou em casa, é algo inimaginável não ter aplicativos de acessibilidade tecnológica, segura e completa, para resolver questões simples ou complexas do dia-a-dia. É o aspecto mais importante para o bom andamento das operações de uma empresa e das soluções cotidianas da sua casa. Mais do que um simples programa de computador que permite a confecção de documentos, planilhas, reuniões interativas, troca e acesso a documentos, esses programas promovem a colaboração, tornam a comunicação interna mais fluida e otimizam os processos das companhias, independentemente do segmento.

A digitalização das tarefas na sua empresa é essencial no contexto atual de negócios, movido pela produtividade, segurança e inovação. Na hora de escolher um sistema que vai atender essas necessidades, as opções se voltam para o Google Workspace e o Office 365. Google Workspace e Microsoft 365 são serviços voltados para profissionais e empresas, e que concorrem entre si. Por meio de uma assinatura, é possível utilizar diversas ferramentas essenciais para qualquer empresa. Ambas as plataformas incluem uma vasta coleção de ferramentas, e as soluções vão desde o e-mail profissional passando por programas de textos, apresentações e planilhas, ferramentas de comunicação, indo até o gerenciamento da segurança dos dados da empresa, dentre muitos outros recursos.

 

Por isso, a escolha deste tipo de serviço corporativo a ser usado pode ser um fator determinante para o sucesso das operações da sua empresa. Hoje, temos duas grandes empresas que concorrem entre si, a Microsoft e o Google, que contam, respectivamente, com o Microsoft 365 Business e o Google Workspace. Se você está em dúvida entre eles, para a solução de aplicativos de escritório para o seu negócio, é importante ter um método para coordenar a sua decisão, ou seja, você deve levar em conta os seus objetivos e se certificar de que está escolhendo a opção correta.

 

O Workspace é a solução do Google que trouxe o Gmail, Google Drive, Hangouts, entre outros, para o ambiente corporativo, enquanto o Microsoft 365 é uma versão baseada na nuvem do pacote de aplicativos, que inclui Word, PowerPoint, Excel, Outlook, entre outros. A forma de uso é a principal diferença entre eles. Isso porque o Microsoft 365 fica mais completo quando instalado em seu computador, com a opção da possibilidade de ser usado em modo offline – opção esta que o Workspace não possui. Além disso, o usuário ainda tem a opção de salvar seu trabalho no computador ou no OneDrive – espaço na nuvem. Por sua vez, o Google Workspace funciona inteiramente online. O compartilhamento fica mais fácil, pois os arquivos são salvos no Google Drive – na nuvem. Porém, não é possível trabalhar sem Internet. Outra grande diferença está na questão das funcionalidades, já que os programas do pacote Office (Word, Excel, entre outros), do Microsoft 365, possuem muito mais funcionalidades do que os do concorrente (Doc, Sheets, etc).

 

Como pode se ver, cada um deles oferece um benefício e adaptação. A adesão das contas do Workspace é bem mais clara do que a do Office 365. Apesar de oferecer apenas 2 opções de conta, isso ajuda bastante a não deixar quem inicia o processo de instalação, confuso sobre qual é a melhor opção. Por estar no mercado há mais de 30 anos, o Office 365 tem uma maior familiaridade com os usuários e sua acessibilidade offline contribuiu para sua utilização. Mas o pacote do Google já foi criado pensando na nuvem, ele é bem mais intuitivo sobre aspectos desse sistema. Para usuários de planilhas do Excel, por exemplo, algumas fórmulas utilizadas no Office 365 não se adaptam às planilhas do Google Docs, o que é um grande ponto de reclamação dos usuários. A adaptação para a empresa costuma ser mais rápida pelo Workspace do que pelo Microsoft 365, que normalmente faz a integração parcialmente. Isso porque a transferência da Microsoft depende da instalação de um software na máquina para fazer a migração de dados para o sistema na nuvem. Alguns especialistas até alegam que, devido a essa necessidade de instalação de software, não se pode dizer que o Microsoft 365 seja 100% na nuvem.

 

Outro ponto importante a analisar é quanto ao armazenamento. Ambas são bastante flexíveis em relação à possibilidade de expansão da memória oferecida inicialmente. Os dois possuem uma excelente experiência do usuário e usabilidade, que garante uma utilização simples e excelente por parte dos funcionários da empresa. Assim como o painel de administrador de ambos, que apresenta uma interface bastante intuitiva, com todas as informações pertinentes, sem ficar poluída com excesso de dados. O Microsoft 365 conta com a possibilidade de utilizar alguns de seus aplicativos direto no computador, como o pacote Office clássico, enquanto o foco do Workspace é o uso totalmente feito no browser ou em seus aplicativos disponíveis para smartphones e tablets.

 

Em questão de trabalho colaborativo, há um incentivo maior por parte do Workspace, que possibilita interação e edição simultânea nos documentos. Apesar de permitir a coautoria, o Microsoft 365 não viabiliza a interação e edição conjunta em tempo real em todos os seus produtos. O Google Workspace foi projetado principalmente para ser usado de forma simples e independente, sem muita integração com aplicativos externos. Apesar disso, é possível abrir um arquivo em formatos como .doc e .ppt nas ferramentas do Google Workspace sem a necessidade de instalar nenhuma extensão. Já o Microsoft 365 é compatível com diversos aplicativos de negócios de terceiros.

 

Quando se trata de ferramenta de comunicação entre equipes fornecidas pelas plataformas, o Microsoft 365 traz o Microsoft Teams, plataforma que permite a criação de salas de reunião de vídeo e áudio para até 250 pessoas, além de sua função de chat por texto, individual ou em grupo. Para a comunicação interna, o Teams traz o SharePoint, função que centraliza toda a comunicação da empresa em um só local, o que facilitou muito a gestão das equipes, principalmente para as empresas que possuem filiais ou colaboradores em Home Office. Como mesma solução, o G Suite oferece o Meet, que conta com chamadas de vídeo e áudio para até 250 pessoas, não somente para quem tem pacote completo, mas liberado para a criação de chamadas de forma gratuita para quem possuir uma conta Google. E

ainda, além dos serviços Google como o Drive, a plataforma permite a inclusão com outras plataformas de comunicação como Skype for Business, Cisco e Polycom.

No campo dos recursos avançados, Microsoft e Google oferecem funcionalidades interessantes. Enquanto o Google oferece recursos de controle de usuários com definição de política de senhas, verificação em duas etapas e gerenciamento dos dispositivos móveis da empresa. Também é possível criar grupos de usuários com permissões distintas, regras para uso de programas, e muitos outros recursos de compliance. Podemos citar também o Vault, que é um serviço de retenção e pesquisa de dados, com auditoria integrada. Dessa forma, é garantido que nenhum arquivo ou dado gerado dentro do ambiente virtual da empresa corra o risco de ser apagado por acidente ou por descuido. Mas a Microsoft oferece diversos recursos quanto à segurança dos dados. É possível, por exemplo, proteger os dados corporativos acessados através dos dispositivos móveis dos colaboradores através de um PIN. Restrição de cópias e salvamentos em dispositivos móveis também podem ser aplicadas. Para os e-mails, é possível definir o recurso de “não encaminhar” e/ou “criptografar” determinados e-mails. É possível ainda proteger dados em caso de roubo ou perda de um equipamento, gerenciar quem pode ter acesso móvel e apagar dados e arquivos remotamente, entre outros recursos.

 

E outro ponto a ser analisado é o suporte. Enquanto o Workspace trabalha com assistência 24X7, o Office 365 disponibiliza essa função apenas para aqueles que comprarem o pacote Enterprise de seu serviço. E ainda, em relação aos valores, a diferença não é tão grande. O pacote do Google permite que você possa suspender o serviço em um determinado mês, caso não ocorra adaptação sem ter prejuízos com uma assinatura a longo prazo. Já a Microsoft, por oferecer apenas a anuidade, acaba pecando neste ponto.

 

Um dos principais benefícios de implementar uma solução como essas está em trazer mais produtividade e colaboração para os processos da sua empresa, e para seu negócio. Na dúvida entre G Suite ou Office 365, a sua escolha também deve ser pautada pela produtividade que a ferramenta escolhida pode trazer para a sua empresa.

 

Tem interesse em conhecer mais sobre essas ferramentas, fale com a Trivor.