lanejar o orçamento de tecnologia para 2025 é essencial para garantir a segurança e o crescimento sustentável de qualquer negócio. Com uma estrutura de TI robusta, pequenas e médias empresas podem não só melhorar a eficiência, mas também proteger dados sensíveis contra ataques cibernéticos, reduzir falhas e garantir que seus sistemas estejam atualizados e em compliance.

O recente ataque cibernético às Lojas Marisa, uma das maiores redes varejistas do Brasil, trouxe grande repercussão ao destacar a vulnerabilidade das empresas brasileiras frente aos crimes digitais. Esse incidente gerou prejuízos financeiros, interrupção nas operações e afetou diretamente a confiança dos consumidores, com dados internos e informações sensíveis dos clientes possivelmente comprometidos.

Esse caso ressalta que todas as empresas, independentemente do tamanho, estão sujeitas a riscos digitais. No Brasil, as empresas são alvo de cerca de 1.379 tentativas de ataques cibernéticos por minuto, o que exige medidas robustas de proteção. Este artigo explora como empresas podem se preparar para os desafios de 2025, destinando recursos a soluções de TI que protejam e aprimorem o desempenho e a segurança operacional.

Por que investir em tecnologia é importante?

Para pequenas e médias empresas, investir em tecnologia vai além de uma questão de modernização — é uma estratégia essencial para resolver problemas críticos, proteger o negócio e impulsionar o crescimento de forma sustentável. Abaixo, explicamos os principais motivos para incluir investimentos em TI no orçamento de 2025, visando resolver problemas práticos e proporcionar uma operação mais eficiente e segura:

Segurança e proteção de dados:

Empresas que manipulam informações confidenciais precisam proteger esses dados contra ameaças digitais. Investir em segurança de TI significa implementar barreiras contra ataques cibernéticos, além de adotar práticas de monitoramento e backup que ajudam a manter dados seguros. Uma estrutura de TI robusta reduz o risco de incidentes de segurança e evita prejuízos financeiros e à reputação, especialmente em um ambiente onde a confiança é essencial para a fidelização dos clientes.

Cumprimento de regulamentos (LGPD):

A conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é obrigatória para todas as empresas que manipulam dados pessoais, e o não cumprimento pode gerar sanções severas. Investir em tecnologia garante que os dados dos clientes sejam armazenados, processados e protegidos de forma adequada. Além de evitar multas, essa prática demonstra o comprometimento com a privacidade e constrói uma relação de confiança com os clientes.

Gestão de ativos e produtividade:

A gestão de ativos de TI é crucial para garantir que a infraestrutura tecnológica da empresa esteja sempre em condições de sustentar as operações. Investir em um orçamento de TI permite que as empresas façam a troca de computadores que apresentam lentidão ou que estejam fora do prazo de garantia, assegurando que os equipamentos suportem o ritmo de trabalho e não causem interrupções.

Além disso, manter o software atualizado e investir em soluções que melhorem a produtividade são passos importantes para uma gestão de ativos eficiente. Softwares atualizados não só melhoram a performance dos processos diários, mas também garantem que a empresa esteja em compliance com regulamentações, como a LGPD, além de estarem protegidos contra ameaças de segurança que exploram vulnerabilidades em versões desatualizadas.

Empresas que focam em manter sua infraestrutura de TI em dia têm um ambiente mais produtivo e evitam perdas de tempo e recursos com problemas técnicos, melhorando o desempenho e mantendo o foco no crescimento.

Como fazer o orçamento de TI?

Elaborar um orçamento de TI pode parecer complexo, especialmente se for a primeira vez. No entanto, com um passo a passo estruturado, é possível planejar um orçamento que atenda às necessidades do seu negócio, proporcione segurança e auxilie no crescimento. Abaixo, abordamos as principais etapas que o ajudarão a organizar esse processo:

Avalie as necessidades do negócio:

O primeiro passo é entender as demandas específicas de tecnologia do seu negócio. Pense no que sua empresa realmente precisa para funcionar com segurança e eficiência. Para isso, responda a algumas perguntas básicas:

• Segurança e Proteção: Minha empresa lida com dados confidenciais que precisam ser protegidos? Preciso garantir que meus dados estejam seguros contra ameaças cibernéticas?
• Equipamentos: Os computadores e dispositivos usados pelos funcionários estão lentos ou desatualizados? Algum equipamento precisa ser substituído? Verifique se há computadores que estejam fora do prazo de garantia ou com dificuldades de desempenho.
• Software: Todos os programas utilizados estão em conformidade com as leis e regulamentações? Existem softwares desatualizados que possam comprometer a segurança ou produtividade?
• Produtividade: Existem atividades que poderiam ser otimizadas com softwares mais modernos, como sistemas de organização, gestão de tarefas ou até softwares de comunicação?

Ao responder a essas perguntas, você obterá uma visão clara do que precisa ser priorizado. Por exemplo, se notar que muitos computadores estão lentos, considere a necessidade de incluir novos equipamentos no orçamento. Da mesma forma, se a segurança é uma preocupação, o investimento em soluções de proteção deve ser considerado.

Estabeleça metas e prioridades:

Com uma visão clara das necessidades, o próximo passo é definir metas específicas para o orçamento de TI. Estabelecer metas ajuda a direcionar o investimento para as áreas que terão maior impacto no negócio. Algumas perguntas para guiar essa etapa:

• Quais problemas são mais urgentes para resolver? Por exemplo, a segurança de dados pode ser uma prioridade imediata, enquanto a substituição de equipamentos pode ser planejada para um segundo momento.
• Quais melhorias trariam mais benefícios para a operação? Avalie se softwares mais modernos ajudariam a aumentar a produtividade ou se o foco inicial deve ser na estrutura de segurança.

Definir metas e prioridades permite organizar os investimentos em ordem de importância, alocando recursos primeiro para aquilo que é essencial. Ao definir prioridades, você evita gastos desnecessários e foca no que realmente vai ajudar o seu negócio a crescer.

Estime os custos de tecnologia:

Agora é hora de fazer uma estimativa detalhada dos custos de TI. Pense nas áreas principais que precisarão de investimento e faça uma pesquisa de preços para ter uma ideia realista dos valores. Aqui estão algumas categorias a considerar:

• Segurança da Informação: Inclua custos para soluções de segurança como antivírus, firewalls, sistemas de backup e monitoramento de rede. Esses sistemas protegem os dados contra ameaças e são fundamentais para a operação.
• Conformidade com LGPD e Outros Regulamentos: Avalie o investimento necessário para garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações aplicáveis. Isso pode incluir custos com softwares de criptografia e armazenamento seguro para proteger dados pessoais.
• Equipamentos e Gestão de Ativos: Verifique se há computadores e dispositivos que precisam ser substituídos ou atualizados. Inclua o custo de compra de novos computadores, bem como a atualização de máquinas antigas. Equipamentos novos não apenas aumentam a produtividade, mas também reduzem os problemas técnicos e custos de manutenção.
• Softwares de Produtividade e Compliance: Considere o investimento em softwares que aumentem a produtividade e garantam o compliance. Por exemplo, sistemas de comunicação, gestão de tarefas, ou até programas específicos que ajudem sua equipe a trabalhar de maneira mais eficiente e segura.
• Infraestrutura e Nuvem: Para empresas que precisam de armazenamento escalável, considere os custos de serviços em nuvem, que oferecem flexibilidade sem grandes investimentos em infraestrutura física.

Essas estimativas de custo ajudam a entender o investimento necessário e a prever quanto será preciso para manter o sistema de TI seguro e atualizado.

Planeje a atualização e a manutenção:

A tecnologia está em constante evolução, o que torna essencial reservar um valor no orçamento para atualizações e manutenção de TI. Defina uma rotina para revisar e atualizar equipamentos e sistemas, garantindo que eles continuem atendendo às demandas do negócio. Algumas práticas incluem:

• Planejamento de Atualização de Equipamentos: Trocar equipamentos antigos antes que eles comecem a afetar a produtividade é essencial. Planeje a atualização dos computadores que apresentam lentidão e inclua no orçamento a compra de novos dispositivos conforme necessário.
• Atualização de Softwares: Certifique-se de que todos os softwares utilizados estejam com as versões mais recentes. Manter softwares atualizados ajuda a evitar vulnerabilidades e garante que sua empresa esteja em compliance com regulamentações de segurança.
• Manutenção Preventiva: Inclua serviços de manutenção regular para prevenir falhas e estender a vida útil dos equipamentos. A manutenção preventiva ajuda a identificar e corrigir pequenos problemas antes que eles se tornem maiores.

Planejar essas atualizações e manutenções garante que a infraestrutura de TI permaneça estável e que o investimento inicial seja utilizado ao máximo.

Preveja um fundo de emergência para TI:

Mesmo com um bom planejamento, imprevistos podem acontecer. Ter um fundo de contingência no orçamento de TI é essencial para garantir que sua empresa possa responder rapidamente a problemas inesperados sem comprometer o fluxo de caixa. Considere reservar um valor para:

• Incidentes de Segurança: Ataques cibernéticos ou falhas no sistema podem ocorrer de forma inesperada. Um fundo emergencial permite lidar com essas situações sem afetar o orçamento principal.
• Falhas Técnicas: Equipamentos ou sistemas podem apresentar problemas. Ter um fundo para cobrir essas falhas ajuda a manter a operação funcionando enquanto os problemas são resolvidos.
• Ajustes de Conformidade: Mudanças regulatórias podem exigir ajustes rápidos nos sistemas de TI. Um fundo emergencial permite fazer essas adequações de maneira rápida e sem prejudicar outras áreas.

Esse fundo é uma medida de segurança que garante que a empresa possa lidar com crises de TI sem afetar a saúde financeira do negócio.

Revise e ajuste o orçamento regularmente:

O orçamento de TI deve ser flexível e revisado regularmente. À medida que a empresa cresce e as demandas de tecnologia mudam, é essencial ajustar o orçamento para acompanhar essas mudanças. Algumas práticas recomendadas:

• Avaliação Periódica: Faça revisões semestrais ou anuais para avaliar se o orçamento está atendendo às necessidades de TI e se os investimentos estão trazendo os resultados esperados.
• Adaptação às Novas Demandas: Se novos projetos ou tecnologias se tornarem importantes para o negócio, ajuste o orçamento para alocar recursos de acordo com essas demandas.
• Análise de Retorno: Analise o impacto dos investimentos feitos para garantir que os gastos estejam alinhados com os resultados esperados. Se algum investimento não trouxe o retorno desejado, considere ajustes para o futuro.

Essa revisão regular ajuda a garantir que o orçamento de TI esteja sempre alinhado com as necessidades e objetivos do negócio, permitindo uma gestão de recursos mais eficiente e estratégica.

O planejamento de TI para 2025: Crescimento seguro e sustentável:

O planejamento de TI para 2025 é um passo essencial para empresas que buscam um crescimento seguro e sustentável. Uma estrutura de TI bem planejada faz toda a diferença: enquanto negócios sem suporte adequado enfrentam riscos de segurança, perda de produtividade e falhas de conformidade, aqueles que investem em tecnologia ganham eficiência, proteção e capacidade de adaptação. Para pequenas e médias empresas, uma TI estruturada permite que os recursos sejam otimizados e que o negócio se concentre no que realmente importa – o crescimento e a excelência no atendimento aos clientes.

Trivor: Sua parceira em tecnologia para 2025:

A Trivor é especializada em gestão de TI para pequenas e médias empresas, oferecendo soluções personalizadas para cada necessidade e adaptadas ao tamanho do seu negócio. Com anos de experiência no mercado, a Trivor entende as particularidades de cada cliente e desenvolve estratégias de TI sem investimentos além do necessário. Veja como a Trivor pode ser sua parceira em 2025:

• Consultoria em Segurança Cibernética e LGPD: A Trivor oferece uma avaliação completa das necessidades de segurança do seu negócio, identificando pontos de vulnerabilidade e sugerindo as melhores soluções para proteger dados e atender à LGPD.
• Gestão de Ativos e Produtividade: A Trivor ajuda a identificar e gerenciar ativos de TI, recomendando substituições e atualizações necessárias para garantir que a infraestrutura esteja sempre eficiente e em conformidade.
• Soluções em Nuvem e Escalabilidade: A Trivor facilita a migração para a nuvem, oferecendo uma infraestrutura que cresce com sua empresa, ajustando-se conforme a demanda e garantindo segurança e flexibilidade.
• Suporte Técnico Contínuo e Service Desk: O suporte especializado da Trivor garante que sua empresa tenha a assistência necessária sempre que precisar, com monitoramento contínuo para evitar problemas e responder rapidamente a qualquer incidente.

Com as soluções customizadas da Trivor, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios de 2025 com confiança.

Conte com o apoio de um parceiro estratégico, comprometido em fortalecer sua segurança, otimizar processos e impulsionar o crescimento do seu negócio de forma sustentável.

Se você está interessado em ter uma área de TI mais estruturada em 2025, entre em contato com a Trivor. Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudar sua empresa a crescer com segurança, eficiência e soluções sob medida para suas necessidades.

m um mundo cada vez mais digital, a automação de processos tornou-se uma estratégia essencial para empresas que buscam otimizar recursos e aumentar a eficiência. Automatizar processos já não é uma exclusividade do setor de TI; essa prática agora se aplica a diversas áreas empresariais, como finanças, marketing, RH e operações. Com o aumento da complexidade e do volume de tarefas, atividades que envolvem aprovações, envios de relatórios e fluxos de trabalho interdepartamentais se beneficiam enormemente da automação, agilizando etapas e garantindo a consistência e precisão na execução.

Automatizar vai além da simples redução de custos. A automação melhora a precisão, libera a equipe para focar em atividades estratégicas e garante a continuidade do trabalho, sem as interrupções causadas por falhas manuais. E o melhor: a automação de processos é uma solução acessível para empresas de todos os tamanhos. Desde pequenas empresas que querem operar com eficiência desde o início até médias e grandes corporações que buscam escalabilidade e redução de falhas, a automação simplifica tarefas repetitivas e libera a equipe para focar no que realmente importa, tornando-se indispensável para qualquer organização que deseja evoluir e permanecer competitiva.

Neste texto, exploraremos o que é a automação de processos, quais atividades podem ser automatizadas, os principais benefícios da automação e como implementá-la na sua empresa.

O que é automação de processos?

Automação de processos é o uso de tecnologia para realizar tarefas de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana constante. Isso permite que a empresa padronize operações e minimize os riscos de erro humano. Imagine, por exemplo, um processo simples, como o envio mensal de relatórios. Em vez de uma pessoa preparar e enviar esses relatórios manualmente, a automação permite que o sistema os gere automaticamente, envie para os destinatários certos e armazene as versões de forma segura. A automação torna o fluxo de trabalho mais fluido, previsível e eficiente.

Processos que podem ser automatizados:

Diversos processos dentro de uma empresa são ideais para automação, especialmente aqueles que envolvem repetição, várias etapas ou colaboração entre departamentos. Aqui estão alguns exemplos:

Aprovações e revisões:

Em processos de aprovação, como de orçamento ou de fornecedores, a automação pode encaminhar as solicitações para os responsáveis de cada etapa, garantindo que o fluxo siga sem atrasos ou perdas de informação. Por exemplo, em uma aprovação de orçamento, o sistema envia automaticamente a solicitação para cada gestor responsável, enviando notificações e registrando respostas, sem a necessidade de e-mails manuais.

Envio de relatórios:

Relatórios financeiros, de desempenho ou operacionais podem ser automatizados, garantindo que os dados corretos sejam coletados e enviados periodicamente, sem necessidade de preparação manual. Assim, uma vez configurado, o sistema compila e envia os relatórios automaticamente, permitindo que a equipe se concentre em analisar os dados ao invés de coletá-los.

Gestão de faturas e pagamentos:

Processos financeiros, como o pagamento de fornecedores, podem ser automatizados para garantir que prazos sejam respeitados e erros de cálculo ou atrasos sejam eliminados. Por exemplo, o sistema pode programar pagamentos recorrentes e enviar alertas em caso de inconsistências ou bloqueios, reduzindo o risco de atrasos.

Onboarding de novos colaboradores:

A integração de novos funcionários, também conhecida como onboarding, envolve várias etapas em diferentes departamentos, como RH, TI e financeiro. Com automação, o processo se torna mais rápido e organizado. Por exemplo, no primeiro dia de trabalho, o novo colaborador já encontra e-mails corporativos configurados, dispositivos preparados e permissões definidas. A automação coordena cada etapa, garantindo que todos os departamentos estejam alinhados e as tarefas concluídas no tempo certo.

Criação e assinatura de documentos:

Contratos e documentos que precisam ser preenchidos, revisados e assinados por várias partes podem ser automatizados para que todas as etapas ocorram de maneira segura e eficiente, economizando tempo e eliminando erros. Imagine que a empresa precise enviar um contrato para aprovação e assinatura de diversos gerentes. O sistema pode monitorar o progresso, enviar lembretes automáticos e armazenar o contrato final em uma pasta centralizada.

Vantagens da Automação de Processos:

A automação de processos oferece vantagens essenciais para a eficiência e competitividade das empresas, impactando diretamente a produtividade e a segurança. Entre os principais benefícios, destacam-se:

Redução de erros manuais:

Erros causados por falhas humanas são comuns em processos manuais e podem resultar em grandes prejuízos. A automação minimiza essas falhas, garantindo que as tarefas sejam realizadas de forma precisa e consistente.

Exemplo: Uma empresa de contabilidade que antes inseria manualmente os dados financeiros de cada cliente em planilhas. Com a automação, o sistema agora importa esses dados diretamente das plataformas de pagamento e bancos, reduzindo erros comuns, como valores incorretos ou lançamentos duplicados. Isso garante precisão e segurança nos relatórios, diminuindo o retrabalho.

Agilidade e produtividade:

A automação permite que tarefas sejam concluídas em um ritmo muito mais rápido. Uma aprovação que normalmente levaria dias pode ser realizada em poucas horas, aumentando a velocidade dos processos e a produtividade da equipe.

Exemplo: Um departamento de marketing que precisa enviar relatórios mensais de desempenho para seus clientes. Antes, a equipe levava dias consolidando dados de diferentes fontes e formatando relatórios. Com a automação, o sistema coleta e compila automaticamente todos os dados relevantes, enviando o relatório em um layout pré-definido diretamente ao cliente. Assim, a equipe agora usa esse tempo em novas campanhas, aumentando a produtividade e o valor agregado.

Segurança e conformidade:

A automação permite configurar regras de segurança e conformidade que seguem padrões regulatórios de forma automática, protegendo dados sensíveis e garantindo a conformidade com as regulamentações.

Escalabilidade e sustentabilidade:

A automação facilita o crescimento da empresa, permitindo que ela escale suas operações sem precisar ampliar a equipe proporcionalmente. Isso é especialmente relevante para empresas que estão em fase de expansão.

Transparência e rastreamento:

Com a automação, a empresa ganha visibilidade sobre o andamento dos processos, com dados e registros de cada etapa facilmente acessíveis. Isso melhora a gestão, permitindo ajustes rápidos e informações precisas para as tomadas de decisão.

Impacto da automação na equipe:

Para muitos colaboradores, a automação pode gerar preocupações quanto à segurança do próprio emprego, uma vez que tarefas que antes eram executadas manualmente passam a ser realizadas por sistemas automáticos. Essa sensação de ameaça pode ser gerenciada mostrando aos colaboradores que a automação é uma ferramenta que beneficia a todos.

Com processos automáticos, os funcionários ganham tempo para focar em atividades estratégicas e menos repetitivas, aumentando sua própria produtividade e o valor de suas funções. Em vez de substituição, a automação permite que os colaboradores desenvolvam novas habilidades e se envolvam mais diretamente com aspectos inovadores e criativos do negócio.

O que acontece se a empresa não implementar automação?

Deixar de automatizar processos pode parecer inofensivo, mas ao longo do tempo, os efeitos negativos se acumulam e afetam tanto a competitividade quanto a saúde financeira da empresa. Sem automação, as empresas enfrentam alguns desafios:

Custo operacional elevado:

Processos manuais exigem mais tempo e recursos, aumentando os custos com mão de obra e horas extras. Em longo prazo, essa falta de eficiência pode comprometer o orçamento e dificultar o crescimento.

Exemplo: Em uma empresa de seguros, a equipe de atendimento ao cliente gasta várias horas respondendo a solicitações de informações que poderiam ser automatizadas. Cada pedido de apólice exige consultas manuais e respostas individuais. Sem automação, os custos com mão de obra aumentam, a equipe se sobrecarrega e o atendimento ao cliente se torna mais lento e menos eficiente, afetando o custo-benefício e a imagem da empresa.

Maior incidência de erros:

O risco de erros é inevitável em processos manuais. Desde preenchimento incorreto de dados até esquecimento de etapas, essas falhas comprometem o funcionamento e podem prejudicar a reputação da empresa.

Baixa produtividade e desmotivação:

Tarefas repetitivas e manuais sobrecarregam a equipe, levando a uma perda de produtividade e até a um desinteresse das equipes, que acabam limitadas em seu potencial.

Dificuldade em crescer e escalar:

Quando o volume de trabalho aumenta, processos manuais se tornam um gargalo que impede a expansão. A empresa acaba limitada, pois os processos internos não conseguem acompanhar o crescimento.

Exemplo: Um e-commerce em expansão não automatiza seu processo de atualização de inventário e de pedidos, o que significa que, em períodos de alta demanda, como Black Friday, há gargalos na atualização de estoque e atrasos nos envios. Isso leva a reclamações de clientes, cancelamentos de pedidos e até prejuízos financeiros. A falta de automação impede a escalabilidade do negócio, impactando diretamente as vendas e a satisfação do cliente.

Atendimento ao cliente prejudicado:

A falta de agilidade nos processos afeta o tempo de resposta e a eficiência no atendimento ao cliente. A automação evita que o cliente enfrente esperas ou erros, melhorando a experiência e a fidelidade.

Como implementar a automação de processos:

A implementação da automação deve ser bem planejada para que a empresa obtenha todos os benefícios que ela pode proporcionar. Veja alguns passos práticos para iniciar esse processo:

Mapeie os processos críticos:

Identifique quais processos são mais complexos, repetitivos ou críticos para a operação da empresa. Essa análise permite identificar as áreas que mais precisam de automação e onde os resultados terão maior impacto.

Exemplo: Uma pequena rede de clínicas médicas identifica que o maior gargalo operacional está no processo de agendamento e confirmação de consultas. Ao mapear esse processo, percebe que a equipe passa horas realizando confirmações por telefone. Esse mapeamento ajuda a clínica a ver onde a automação pode otimizar o processo, e, em seguida, ela implementa um sistema de confirmação automática por SMS e e-mail, liberando a equipe para tarefas mais importantes.

Defina objetivos específicos:

Cada automação deve ter um objetivo claro, como reduzir o tempo de execução ou eliminar erros. Estabeleça metas específicas e mensuráveis para acompanhar o sucesso da automação.

Escolha a tecnologia e ferramentas adequadas:

Existem muitas ferramentas de automação que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades da empresa. Escolha aquelas que sejam fáceis de implementar, de acordo com a realidade de cada setor, e flexíveis para suportar novos processos.

Exemplo: Um escritório de advocacia opta por um software de gestão jurídica que automatiza o armazenamento e a organização de documentos, além de enviar lembretes automáticos para prazos de processos. A escolha dessa ferramenta específica foi baseada nas necessidades do escritório de centralizar e proteger dados, o que facilita o acesso às informações e a pontualidade nos prazos, essenciais para o setor jurídico.

Engaje e treine a equipe:

Envolver a equipe é crucial para o sucesso da automação. Comunique os benefícios, treine os colaboradores no uso das novas ferramentas e garanta que todos compreendam o impacto positivo da automação em suas rotinas.

Monitore e ajuste continuamente:

Após a implementação, monitore o desempenho dos processos automatizados e ajuste o que for necessário. Avalie o impacto em termos de tempo, custos e satisfação da equipe, e faça melhorias para que a automação continue eficaz e ajustada às demandas.

Conclusão:

A automação de processos é uma poderosa aliada para empresas de qualquer porte que desejam melhorar a produtividade e reduzir a incidência de erros. Seja para pequenas empresas que buscam simplificar tarefas administrativas ou para grandes organizações que precisam escalar operações, a automação permite maior controle, agilidade e segurança.

Automatizar processos beneficia não apenas o negócio, mas também os colaboradores, que podem focar em atividades mais estratégicas e desenvolver novas habilidades. Em um cenário cada vez mais competitivo, a automação é uma vantagem importante para empresas que desejam evoluir e se manter relevantes.

Se você ficou interessado em saber como a automação pode transformar a eficiência e produtividade da sua empresa, entre em contato conosco para mais informações e descubra por onde começar!

tecnologia é uma das maiores aliadas para melhorar a produtividade e eficiência das empresas, independentemente do seu tamanho. No entanto, ainda há a percepção equivocada de que as soluções tecnológicas são complexas ou exclusivas de grandes corporações. A verdade é que pequenas e médias empresas podem, e devem, se beneficiar das inúmeras ferramentas disponíveis para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a competitividade.

Neste artigo, veremos como a tecnologia transforma operações, exemplificando como a vida de sua empresa era antes e como ela pode ser depois da implementação das soluções tecnológicas certas. Acompanhe estas 6 dicas essenciais para maximizar a produtividade e garantir o sucesso do seu negócio.

1) Automatize processos repetitivos:

Empresas que ainda realizam processos manuais, como aprovações de documentos e relatórios, enfrentam desafios como atrasos, retrabalho e sobrecarga nas equipes. Um escritório de advocacia que depende de validações manuais de contratos, por exemplo, perde tempo valioso em tarefas administrativas, o que reduz a capacidade de seus profissionais se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Com a automação de processos por meio de ferramentas como o Microsoft Power Automate, tarefas repetitivas, como a aprovação de contratos, podem ser concluídas em minutos, sem a necessidade de intervenção humana. Isso aumenta a eficiência, garante o cumprimento dos prazos e praticamente elimina os erros humanos.

Exemplo prático: Um escritório de advocacia que implementou a automação no processo de aprovação de contratos reduziu o tempo de espera de dias para apenas algumas horas. Agora, a equipe jurídica pode dedicar seu tempo a questões estratégicas, enquanto o sistema gerencia as tarefas operacionais.

Benefícios:

Eficiência operacional: A automação reduz o tempo necessário para concluir tarefas rotineiras, resultando em maior agilidade.

Redução de erros: Elimina falhas humanas, como esquecimentos ou erros de digitação, comuns em processos manuais.

Foco estratégico: Libera a equipe para se concentrar em atividades de maior valor, como o desenvolvimento de estratégias de crescimento.

2) Utilize ferramentas de colaboração:

A falta de uma comunicação eficiente entre equipes distribuídas geograficamente ou entre diferentes departamentos pode resultar em atrasos nos projetos, documentos desatualizados e retrabalho. Empresas que dependem exclusivamente de e-mails para comunicação enfrentam gargalos e problemas na aprovação de materiais.

Com ferramentas como o Microsoft Teams e o SharePoint, a comunicação e o compartilhamento de arquivos são centralizados, permitindo que os colaboradores trabalhem em tempo real, independentemente de onde estão. Isso reduz significativamente a quantidade de e-mails e melhora a eficiência da equipe.

Exemplo prático: Uma agência de marketing que adotou o Microsoft Teams e o SharePoint para gerenciar projetos reduziu o tempo de aprovação de campanhas em 40%. Agora, as equipes colaboram em tempo real, fazendo ajustes imediatos, sem a necessidade de longas trocas de e-mails.

Benefícios:

Colaboração em tempo real: Todos os membros da equipe podem trabalhar simultaneamente em documentos e projetos, economizando tempo e evitando retrabalho.

Centralização da comunicação: Reduz a necessidade de longas trocas de e-mails e permite uma comunicação mais fluida e eficiente.

Acesso seguro a documentos: Todos os arquivos estão acessíveis de maneira segura e organizada, o que melhora o fluxo de trabalho.

3) Gerencie seu tempo com aplicativos de produtividade:

A gestão de tempo é um dos maiores desafios para pequenas empresas. Sem ferramentas adequadas, a equipe pode perder o controle sobre prazos e responsabilidades, resultando em atrasos e confusão sobre as tarefas de cada colaborador. Empresas que não têm uma organização centralizada frequentemente enfrentam dificuldades na entrega de relatórios e outros documentos essenciais.

Com ferramentas como o Microsoft Planner ou o Trello, a gestão de projetos e tarefas se torna muito mais clara e eficiente. A equipe pode monitorar prazos, definir prioridades e acompanhar o progresso em tempo real, evitando atrasos e desorganização.

Exemplo prático: Uma consultoria financeira que adotou o Microsoft Planner conseguiu monitorar prazos de entrega de relatórios e distribuir as tarefas de maneira eficiente. O resultado foi uma melhoria de 30% na pontualidade das entregas.

Benefícios:

Organização e visibilidade: Oferece uma visão clara das tarefas, permitindo que a equipe acompanhe as prioridades e o progresso de cada projeto.

Monitoramento em tempo real: A equipe pode ajustar rapidamente a rota, caso um projeto esteja atrasado, garantindo que os prazos sejam cumpridos.

Melhor controle sobre prazos: Com prazos e responsabilidades bem definidos, a empresa evita o estresse de entregas atrasadas.

4) Aproveite as soluções em nuvem para trabalhar de qualquer lugar:

Empresas que dependem de armazenamento físico ou de redes locais enfrentam dificuldades de mobilidade e perda de dados. Por exemplo, uma empresa de logística que depende de servidores locais pode ter suas operações interrompidas em caso de falha no sistema, o que prejudica diretamente as entregas e o atendimento ao cliente.

Com soluções em nuvem, como o OneDrive e o SharePoint, sua equipe pode acessar arquivos de qualquer lugar com segurança, garantindo a continuidade das operações, mesmo em um ambiente de trabalho remoto. Além disso, a mobilidade e a segurança de dados são maximizadas, permitindo que a empresa escale suas operações conforme necessário.

Exemplo prático: Uma empresa de logística que adotou o SharePoint permitiu que seus colaboradores em diferentes regiões do país acessassem e atualizassem informações em tempo real, garantindo uma redução significativa nas falhas operacionais e melhorando o fluxo de trabalho.

Benefícios:

Flexibilidade e mobilidade: Permite que a equipe trabalhe de qualquer lugar, sem comprometer a produtividade.

Segurança garantida: Dados armazenados na nuvem são protegidos com backups automáticos, reduzindo o risco de perda de informações.

Escalabilidade: À medida que a empresa cresce, a infraestrutura em nuvem pode ser facilmente expandida, sem necessidade de grandes investimentos iniciais.

5) Mantenha a segurança da informação como prioridade:

Muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, têm dificuldade em proteger seus dados. Sem medidas de segurança adequadas, como criptografia e backups regulares, essas empresas ficam vulneráveis a ciberataques e perdas de dados. Por exemplo, uma clínica médica que armazena informações sensíveis de pacientes sem criptografia corre o risco de violação de privacidade e problemas legais.

A implementação de soluções como criptografia de dados, backups automáticos e autenticação multifator (MFA) torna a segurança da informação uma prioridade. Além disso, a conformidade com regulamentações como a LGPD é garantida, evitando penalidades e protegendo os dados sensíveis da empresa.

Exemplo prático: Uma clínica médica que implementou soluções de segurança digital reduziu drasticamente o risco de perda de dados e garantiu a conformidade total com a LGPD, protegendo a privacidade dos pacientes e evitando multas.

Benefícios:

Proteção de dados sensíveis: Garante que as informações da empresa e dos clientes estejam protegidas contra acessos não autorizados.

Conformidade regulatória: Ajuda a empresa a cumprir as normas da LGPD e outras regulamentações de proteção de dados.

Continuidade do negócio: Minimiza o impacto de incidentes de segurança, permitindo que as operações continuem sem interrupções.

6) Faça a gestão de ativos de TI:

Empresas que não realizam a gestão adequada de seus ativos de TI enfrentam desafios como o uso de equipamentos obsoletos, softwares desatualizados e altos custos de manutenção. Uma empresa de engenharia que não gerencia seu ciclo de vida de hardware, por exemplo, pode ter interrupções frequentes em projetos críticos.

A gestão de ativos de TI permite que sua empresa controle o ciclo de vida de hardware e software de forma eficiente, garantindo que todos os equipamentos estejam atualizados e funcionando corretamente. Isso evita falhas, melhora a produtividade e reduz custos de manutenção.

Exemplo prático: Uma empresa de engenharia que implementou a gestão de ativos de TI de forma proativa passou a monitorar a vida útil de seus equipamentos, planejando substituições e atualizações de software de maneira estratégica. Antes, a empresa sofria com falhas inesperadas que interrompiam projetos críticos e geravam altos custos de manutenção. Agora, com a gestão adequada, as falhas foram reduzidas em 60%, e a produtividade da equipe aumentou significativamente, já que os equipamentos estão sempre funcionando no melhor desempenho.

Benefícios:

Eficiência operacional: Equipamentos atualizados e geridos de maneira estratégica garantem que sua equipe trabalhe com as melhores ferramentas, aumentando a produtividade e a qualidade do trabalho.

Redução de custos: Evita gastos excessivos com reparos e manutenção de equipamentos obsoletos, além de otimizar o uso dos recursos tecnológicos disponíveis.

Prevenção de falhas: A manutenção preventiva, facilitada pela gestão de ativos, reduz significativamente o risco de falhas inesperadas que poderiam interromper as operações e gerar custos imprevistos.

Conclusão:

A tecnologia é uma aliada poderosa, independentemente do tamanho da sua empresa. Desde a automação de processos até a gestão de ativos de TI, as soluções tecnológicas podem transformar radicalmente a forma como sua empresa opera, melhorando a produtividade, reduzindo custos e fortalecendo a segurança da informação. Pequenas e médias empresas, em especial, têm muito a ganhar ao adotar essas soluções, que antes eram vistas como exclusivas de grandes corporações.

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terceirização de serviços de Tecnologia da Informação (TI) se tornou uma prática valiosa e estratégica para muitas empresas, especialmente para as pequenas e médias (PMEs). Ao terceirizar a gestão de TI, as empresas podem otimizar seus processos, reduzir custos e garantir que sua infraestrutura tecnológica esteja segura e eficiente. Este artigo explora as vantagens da terceirização de TI e como as empresas podem se beneficiar dessa estratégia.

Para que a terceirização seja eficiente, é essencial o papel de um Managed Service Provider (MSP). O MSP, ou Provedor de Serviços Gerenciados, é uma empresa especializada que assume a responsabilidade pela gestão e monitoramento da infraestrutura de TI dos clientes. Atuando de maneira preventiva, o MSP monitora continuamente os sistemas de TI para identificar e resolver problemas antes que eles impactem as operações. Além disso, o MSP oferece uma gama de serviços como suporte técnico, implementação de políticas de segurança, backup e recuperação de dados, e migração para soluções em nuvem. Ao contar com um MSP, as empresas garantem eficiência operacional e uma infraestrutura tecnológica segura e ágil.

Essa conexão entre terceirização e o papel do MSP é fundamental para que as empresas aproveitem todas as vantagens dessa estratégia. O MSP não apenas resolve problemas de TI, mas antecipa e previne falhas, o que garante que as operações permaneçam estáveis e seguras, promovendo o crescimento contínuo do negócio.

Como funciona a terceirização de TI?

A terceirização de TI envolve uma relação contínua entre a empresa contratante e o MSP, com o objetivo de oferecer soluções personalizadas que atendam às necessidades específicas de cada cliente. Esse processo é dividido em várias etapas que garantem uma gestão eficiente e uma infraestrutura tecnológica adaptada às demandas de cada empresa. A seguir, vamos detalhar como cada uma dessas etapas funciona, exemplificando seu impacto prático no ambiente corporativo.

Diagnóstico inicial:

O primeiro passo na terceirização de TI é o diagnóstico inicial, onde o MSP realiza uma análise profunda da infraestrutura tecnológica da empresa. Isso inclui a avaliação de todos os dispositivos, softwares, servidores, redes e sistemas de segurança utilizados. O objetivo é identificar vulnerabilidades (como falta de atualizações ou segurança frágil) e oportunidades de melhoria (como otimização de processos ou implementação de tecnologias mais avançadas).

Exemplo prático: Imagine uma PME que utiliza uma rede de servidores locais para armazenar seus dados e não possui backups regulares. Durante o diagnóstico, o MSP pode identificar que a empresa corre o risco de perder dados importantes caso ocorra um incidente como um ataque cibernético ou falha no servidor. Nesse caso, o MSP recomendaria a migração para uma solução de armazenamento em nuvem, garantindo backups automáticos e mais segurança.

Planejamento e implementação:

Após o diagnóstico, o MSP desenvolve um plano estratégico e personalizado para resolver as fragilidades identificadas e atender às necessidades da empresa. Esse plano pode incluir a implementação de políticas de segurança da informação, migração de sistemas para a nuvem, integração de ferramentas colaborativas (como Microsoft 365 ou Google Workspace) e otimização de redes. Durante essa fase, são definidos indicadores de desempenho para garantir que as soluções implementadas estejam atingindo os resultados esperados.

Exemplo prático: Uma empresa de e-commerce que depende de vendas online pode precisar de um sistema de autenticação multifator (MFA) para reforçar a segurança no acesso aos seus dados financeiros e de clientes. O MSP, após analisar as necessidades específicas da empresa, recomenda e implementa as melhores soluções de segurança disponíveis no mercado, como o MFA, para reduzir os riscos de acessos não autorizados. Embora não haja garantia absoluta contra todas as ameaças cibernéticas, o MSP busca continuamente mitigar os riscos, monitorando o ambiente e ajustando as soluções conforme necessário para proteger as informações sensíveis da empresa.

Monitoramento contínuo e suporte:

Uma das maiores vantagens da terceirização de TI é o monitoramento contínuo. O MSP monitora regularmente a infraestrutura de TI, identificando falhas ou vulnerabilidades à medida que surgem, permitindo que problemas sejam resolvidos antes de causarem interrupções significativas nas operações da empresa. Além disso, o MSP oferece suporte técnico especializado, garantindo que qualquer problema técnico que surja seja resolvido de forma eficiente e ágil, evitando maiores impactos no negócio.

Exemplo prático: Uma empresa de logística que depende de sistemas de rastreamento em tempo real pode enfrentar uma falha no sistema durante o expediente. O MSP atua de forma preventiva, monitorando o ambiente para identificar possíveis problemas antes que se tornem críticos, dependendo das soluções contratadas pelo cliente. Cada contrato é customizado, ou seja, o nível de monitoramento e suporte oferecido varia de acordo com as necessidades da empresa. No caso de uma falha, o MSP age como um facilitador, identificando a causa do problema e coordenando as ações necessárias para resolvê-lo o mais breve possível. Se o problema envolver soluções de terceiros, o MSP gerencia a comunicação e os processos com esses fornecedores, garantindo que a situação seja resolvida com eficiência, minimizando o impacto nas entregas e na operação da empresa.

Otimização e escalabilidade:

À medida que a empresa cresce, suas necessidades tecnológicas também aumentam. Um dos maiores benefícios de trabalhar com um MSP é a escalabilidade. O MSP ajusta os serviços oferecidos para garantir que a infraestrutura tecnológica acompanhe o crescimento da empresa, sem a necessidade de grandes investimentos em novos equipamentos ou sistemas. Isso permite que a empresa continue a crescer sem preocupações com gargalos tecnológicos.

Exemplo prático: Uma startup que inicialmente conta com 10 funcionários pode crescer rapidamente para 50 colaboradores. O MSP, ao entender as necessidades específicas da empresa, ajusta e expande a infraestrutura de TI, recomendando e implementando soluções adequadas, como sistemas de comunicação interna e redes que suportem o aumento do tráfego de dados e a colaboração entre os novos membros da equipe. Além disso, o MSP pode sugerir e gerenciar a implementação de soluções de armazenamento em nuvem mais robustas, garantindo que as operações acompanhem o crescimento sem comprometer a eficiência.

Essas soluções são sempre baseadas nas melhores opções disponíveis no mercado, e o MSP atua como um facilitador, ajustando a tecnologia às necessidades do cliente. Entretanto, é importante ressaltar que o desempenho e a escalabilidade dependem das ferramentas escolhidas, que são personalizadas de acordo com os objetivos da empresa.

Vantagens da terceirização de TI:

A terceirização de TI oferece diversas vantagens estratégicas, tais como:

Redução de custos operacionais:

A terceirização reduz significativamente os custos operacionais, eliminando a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura interna e mão de obra. De acordo com um estudo da CompTIA, empresas que terceirizam seus serviços de TI podem reduzir seus custos em até 30%. Isso acontece porque as empresas terceirizadas de TI oferecem uma estrutura de custos previsível e sob demanda, cobrando apenas pelos serviços utilizados​

Acesso a especialistas:

Ao terceirizar, as empresas têm acesso a uma equipe de especialistas em diversas áreas da tecnologia, o que garante a implementação de soluções avançadas sem a necessidade de manter uma equipe interna de TI. Esses profissionais são altamente qualificados para garantir a eficiência e a segurança dos sistemas.

Segurança e conformidade:

O MSP implementa políticas robustas de segurança da informação, protegendo a empresa contra ameaças cibernéticas. Além disso, garante que a empresa esteja em conformidade com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), evitando multas e problemas legais.

Foco no Core Business:

Ao delegar a gestão da TI para o MSP, a empresa pode concentrar seus recursos e atenção no que realmente importa: o crescimento do negócio. O MSP cuida da infraestrutura tecnológica, garantindo que a operação continue funcionando sem interrupções.

Escalabilidade:

A terceirização permite que a infraestrutura de TI cresça conforme as necessidades da empresa aumentam. O MSP ajusta os serviços de forma contínua, garantindo que a empresa esteja sempre pronta para atender novas demandas sem precisar investir em novos recursos.

Pesquisas que comprovam os benefícios da terceirização:

Deloitte, uma das maiores empresas globais de auditoria e consultoria, conduziu uma pesquisa que revelou que 72% das empresas que terceirizam seus serviços de TI reportaram melhorias na eficiência operacional e que 70% dos executivos afirmaram que a terceirização permitiu maior agilidade na adoção de novas tecnologias. Isso demonstra que a terceirização não só melhora a eficiência, mas também permite que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças tecnológicas​

Já a CompTIA (Computing Technology Industry Association), uma das principais associações globais do setor de tecnologia, apontou em suas pesquisas que 60% das PMEs que adotaram a terceirização de TI observaram uma melhoria na segurança de dados e uma redução nos custos operacionais. Esses dados mostram que a terceirização agrega valor estratégico ao negócio, garantindo segurança e eficiência​

Relação entre PMEs e MSPs:

A relação entre as PMEs e os MSPs vai além de uma simples prestação de serviços: ela é baseada em confiança e parceria estratégica. O MSP age como um verdadeiro consultor de TI, sugerindo melhorias e soluções que ajudam a empresa a crescer e enfrentar os desafios tecnológicos. A flexibilidade dos contratos de MSP permite que as empresas ajustem os serviços conforme necessário, garantindo que a TI acompanhe o desenvolvimento e as novas demandas do negócio.

Conclusão:

A terceirização de TI é uma solução estratégica para empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a segurança de suas operações. Contar com um MSP não só oferece flexibilidade para que sua empresa cresça de forma segura e eficiente, mas também garante que as melhores soluções tecnológicas sejam implementadas com foco nas suas necessidades específicas.

Na Trivor, somos especialistas em adotar as melhores práticas de mercado para fornecer soluções de TI personalizadas, sempre buscando as opções mais eficazes para o seu negócio. Nosso compromisso é atuar de forma proativa, monitorando e ajustando a infraestrutura de TI para mitigar riscos e maximizar a eficiência. Com nossa expertise, você pode contar com uma parceria confiável para transformar sua gestão de TI e garantir que sua operação esteja sempre um passo à frente. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a impulsionar o sucesso tecnológico da sua empresa.

a era digital, as pequenas e médias empresas (PME´s) dependem da tecnologia para se manter competitivas, eficientes e seguras. A Gestão de Ativos de TI é o processo que garante o controle, a eficiência e a proteção de todos os recursos tecnológicos usados pela empresa, incluindo hardware e software.

Neste artigo, vamos explorar o que é Gestão de Ativos de TI, por que ela é vital para as PME´s e como uma boa gestão pode reduzir custos, melhorar a segurança e otimizar os processos operacionais.

O que é gestão de ativos de TI?

A Gestão de Ativos de TI envolve o rastreamento, monitoramento e otimização dos ativos tecnológicos ao longo de seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte. Isso inclui:

     Hardware: Computadores, servidores, dispositivos móveis etc.

     Software: Sistemas operacionais, aplicativos e licenças.

O objetivo é manter esses ativos tecnológicos sempre operando com eficiência máxima, garantindo que estejam atualizados, protegidos contra ameaças e gerenciados de maneira que a empresa possa controlar custos e aumentar sua produtividade.

Por que a gestão de ativos de TI é essencial?

Para as PME´s, os ativos de TI são críticos para o funcionamento diário. Sem uma gestão eficaz, surgem diversos problemas que podem afetar diretamente o desempenho e os custos operacionais:

     Custos operacionais elevados: Ativos obsoletos ou mal gerenciados podem demandar manutenções frequentes e consumir mais energia, aumentando as contas de eletricidade. Equipamentos mais antigos costumam ser menos eficientes e exigem reparoS constantes, além de consumirem mais recursos, impactando o orçamento da empresa.

     Vida útil dos ativos: Todo ativo de TI tem uma vida útil ideal, o período em que ele oferece o melhor desempenho com o menor custo. Após esse ponto, os ativos exigem mais manutenção, gerando mais despesas e tornando-se menos eficazes.

     Riscos cibernéticos: Equipamentos desatualizados são alvos fáceis para ataques cibernéticos, expondo a empresa a vulnerabilidades como o ransomware — um software malicioso que criptografa os dados da empresa, exigindo pagamento de um resgate para restaurá-los.

     Queda na produtividade: Softwares e dispositivos que não são atualizados podem comprometer a eficiência operacional, reduzindo a produtividade da equipe e afetando o atendimento ao cliente.

Uma gestão eficaz garante que os recursos tecnológicos estejam sempre atualizados, otimizados e protegidos.

O processo de gestão de ativos de TI:

O ciclo de vida dos ativos de TI passa por quatro etapas principais:

     Aquisição: A compra de novos ativos deve ser estratégica, considerando o equilíbrio entre custo e benefício, com foco em eficiência e segurança.

     Implementação: O ativo é configurado, protegido e integrado à infraestrutura existente, com políticas de segurança e uso definidas desde o início.

     Manutenção e monitoramento: É a fase mais longa e crítica. O ativo precisa ser monitorado e atualizado regularmente para garantir que funcione corretamente, com otimizações contínuas para estender sua vida útil.

     Descarte: Quando o ativo atinge o fim de sua vida útil, ele deve ser descartado de maneira segura e responsável, seguindo regulamentações ambientais e de segurança da informação.

Como implementar a gestão de ativos de TI?

Para uma gestão de ativos eficaz, siga estas práticas:

     Inventário centralizado: Mantenha um controle detalhado de todos os ativos, incluindo informações sobre localização, status de manutenção e licenças.

     Automatização: Utilize ferramentas como o Microsoft Intune ou outras soluções de monitoramento para garantir que seus ativos estejam sempre atualizados e protegidos.

     Políticas de atualização: Defina políticas claras para atualizações de software e hardware, garantindo que seus sistemas estejam sempre protegidos contra ameaças.

     Análise do ciclo de vida: Revise periodicamente os ativos para determinar quando é hora de substituí-los, evitando obsolescência e falhas inesperadas.

Riscos de não implementar a gestão de ativos de TI:

Negligenciar a gestão de ativos de TI pode levar a sérias consequências:

     Custo oculto: Ativos sem manutenção geram custos inesperados com reparos e substituições de emergência, além de aumento no consumo de energia.

     Shadow IT: Quando os funcionários recorrem a softwares não autorizados ou ferramentas não aprovadas pela equipe de TI, isso é conhecido como Shadow IT. Esse comportamento cria brechas de segurança, além de comprometer a conformidade com regulamentações internas e externas.

     Riscos de segurança: Ativos desatualizados são vulneráveis a ataques como ransomware, que podem paralisar operações inteiras e causar prejuízos significativos.

     Conformidade com a LGPD: Empresas que lidam com dados pessoais devem estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A LGPD impõe regras rígidas sobre o tratamento de dados pessoais e a falta de conformidade pode resultar em multas de até R$ 50 milhões por infração, além de danos à reputação.

Conclusão:

A gestão de ativos de TI é fundamental para qualquer PME que queira operar com eficiência, reduzir custos e garantir a segurança dos seus dados. Ao implementar uma estratégia robusta de gestão, sua empresa estará preparada para crescer de maneira sustentável, evitando os riscos de obsolescência, custos inesperados e vulnerabilidades de segurança.

Entre em contato com a Trivor e descubra como podemos transformar sua gestão de TI e levar sua empresa ao próximo nível de eficiência e segurança.

trabalho híbrido – uma mistura de trabalho no escritório e em casa – está se tornando a nova realidade para muitas pequenas e médias empresas. Embora essa flexibilidade traga muitas vantagens, ela também apresenta desafios, principalmente no que diz respeito à segurança cibernética. Quando os colaboradores estão espalhados em diferentes locais, acessando a rede da empresa de lugares variados, garantir que os dados estejam protegidos se torna mais complicado.

Este artigo vai explicar, de maneira simples, os riscos que o trabalho híbrido traz para a segurança dos dados da sua empresa e como você pode lidar com esses desafios de forma prática e eficaz.

Os Perigos da Conexão Remota: Por Que Precisamos Ficar de Olho?

Quando os funcionários trabalham de casa, eles nem sempre estão conectados à internet da maneira mais segura. Imagine que, em vez de acessar as informações da empresa em um ambiente controlado, como o escritório, eles estão usando redes domésticas ou até públicas, como em cafeterias ou aeroportos. Essas redes não têm a mesma segurança que a rede do escritório, o que facilita a vida dos hackers – pessoas que tentam invadir sistemas para roubar informações.

Além disso, muitas vezes os colaboradores usam seus próprios computadores ou celulares para trabalhar, o que é chamado de BYOD (Bring Your Own Device ou “traga seu próprio dispositivo”). Isso pode ser prático, mas também aumenta o risco de vazamentos de dados, porque esses aparelhos pessoais podem não ter os mesmos cuidados de proteção que os dispositivos da empresa.

Os Principais Riscos Cibernéticos no Trabalho Híbrido:

Aqui estão alguns dos riscos mais comuns que sua empresa pode enfrentar:

• Phishing: O phishing é uma tentativa de enganar os colaboradores para que eles revelem informações confidenciais, como senhas ou dados de clientes, por meio de e-mails falsos ou mensagens que parecem legítimas. Imagine receber um e-mail que parece ser do seu chefe, pedindo para clicar em um link – se você clicar, pode acabar entregando suas informações a um criminoso.
• Ransomware: Este é um tipo de ataque em que o hacker bloqueia o acesso aos arquivos da empresa até que um pagamento seja feito. Se um colaborador abrir um e-mail ou link malicioso, o sistema pode ser infectado e todos os dados da empresa ficam “sequestrados”. Isso pode paralisar suas operações.
• Acessos Não Autorizados: Sem medidas de segurança adequadas, qualquer pessoa pode tentar acessar a rede da sua empresa. Isso significa que não apenas funcionários, mas também desconhecidos podem obter informações sensíveis, como dados financeiros ou de clientes.

Como Proteger Sua Empresa e Seus Colaboradores?

Agora que entendemos os riscos, é importante saber como proteger sua empresa de maneira simples e eficaz. Aqui estão algumas práticas que você pode adotar:

• Autenticação Multifator (MFA):

A MFA é uma camada adicional de segurança que ajuda a garantir que, mesmo que alguém descubra a senha de um colaborador, ainda assim não conseguirá acessar as informações da empresa. Funciona assim: ao tentar entrar no sistema, o funcionário precisa confirmar sua identidade de outra forma, como recebendo um código no celular ou respondendo uma pergunta secreta. Isso significa que mesmo se a senha for roubada, o invasor não poderá entrar sem essa segunda verificação.

• VPN (Rede Virtual Privada):

Uma VPN cria uma conexão segura entre o dispositivo do funcionário e a rede da empresa, mesmo quando ele está usando uma internet pública ou doméstica. É como se fosse um túnel protegido que esconde as informações que estão sendo enviadas e recebidas. Dessa forma, mesmo que alguém tente espiar a conexão, não conseguirá ver o que está acontecendo. Usar uma VPN garante que os dados da empresa permaneçam seguros, mesmo quando acessados fora do escritório.

• Treinamento Regular de Colaboradores:

De nada adianta ter os sistemas mais seguros se os colaboradores não sabem como usá-los corretamente. Treinar os funcionários regularmente para identificar ameaças, como e-mails suspeitos (phishing) e links falsos, é uma medida eficaz. Esse treinamento ensina as pessoas a ficarem atentas a mensagens inesperadas ou incomuns, a evitarem clicar em links de fontes desconhecidas e a confirmarem a autenticidade de qualquer pedido que envolva informações sensíveis.

• Monitoramento Contínuo:

Ter um sistema de monitoramento significa que a rede da empresa será constantemente observada para identificar qualquer comportamento fora do comum. Isso permite que a empresa descubra rapidamente se algo suspeito está acontecendo e tome medidas antes que um problema se torne mais grave. O monitoramento também ajuda a manter registros detalhados de quem acessou o quê, o que é importante para a segurança.

• Backup Regular de Dados:

Fazer backups regulares significa que, mesmo se sua empresa sofrer um ataque, você poderá restaurar todas as informações sem grandes perdas. É como uma cópia de segurança dos seus dados, para garantir que eles sempre possam ser recuperados, mesmo em casos de falhas ou ataques como o ransomware.

O trabalho híbrido veio para ficar, e as empresas que se adaptarem a essa nova realidade estarão mais bem posicionadas para crescer com segurança. No entanto, a segurança dos dados e a proteção contra ameaças cibernéticas não podem ser deixadas de lado.

Se você ficou interessado, entre em contato para agendar uma avaliação gratuita no ambiente da sua empresa e descubra como podemos ajudar você a enfrentar os desafios da segurança cibernética no trabalho híbrido.