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pesar da pandemia do coronavírus ter exigido que a comunicação virtual entrasse fortemente na vida de todas as pessoas no mundo, com absoluta certeza ela mudou a forma de se comunicar dentro das empresas. Este novo formato de se comunicar afetou principalmente pequenas e médias empresas, instituições educacionais e financeiras, sistemas judiciais e governamentais, transferindo todas as interações sociais do formato presencial para o online. E mesmo com o retorno dos colaboradores para as empresas, trabalhando presencialmente, a videoconferência se estabeleceu como ferramenta principal de comunicação, principalmente para as equipes que estão fora dos escritórios, em outros estados ou, até mesmo, países. Os aplicativos de videoconferência se tornaram a solução, como a ajuda às pessoas e equipes que precisam se conectar e interagir neste novo formato da vida moderna, ou seja, uma nova forma de interação social. Organizações de todos os tipos implementaram ativamente o teletrabalho para unificar equipes remotas, facilitando a colaboração e, assim, mantendo a eficiência ideal necessária para manter o trabalho produtivo e eficiente.
A forte demanda gerou um aumento na oferta no mercado digital, com uma gama de soluções para este formato de comunicação, e assim, muitas empresas enfrentam a dificuldade de escolher a melhor ferramenta que atenda plenamente às suas necessidades diárias. E para isto, é necessário ter em mente o formato das reuniões virtuais que realizarão regularmente, bem como ter uma ideia de quais recursos e integrações são mais necessários para capacitar a colaboração remota. Diante das opções do mercado, levantamos alguns pontos que devem ser considerados na sua escolha. São eles:
Acessibilidade – Os colaboradores precisam conseguir participar de eventos online por meio de aplicativos nativos de plataforma cruzada que podem ser baixados para diferentes desktops e dispositivos móveis, não sendo necessário ser apenas de uma única forma, onde qualquer colaborador consiga ingressar na reunião por meio do navegador da Web usando um link de ingresso pessoal. Hoje, com a possibilidade de se trabalhar de qualquer lugar do mundo, com dispositivos de diferentes fabricantes, com sistemas operacionais diferentes, as ferramentas de videoconferência precisam estar atualizadas para atender em qualquer computador ou smartphone, evitando limitação de atuação de seus colaboradores.
Áudio e vídeo de alta qualidade – As plataformas devem manter vídeo e áudio de alta qualidade, independentemente de quantos usuários estão na chamada e de onde eles estão se conectando, porque numa mesma reunião, podem participar mais de 100 funcionários, em lugares diferentes, ao mesmo tempo, que precisam conseguir ouvir tudo que é passado, ou até mesmo, informar sua empresa das demandas que estão sendo exigidas no local onde está naquele momento.
Compatibilidade – O serviço de videoconferência bem projetado consegue fazer a integração com os sistemas existentes de sala de reunião, telefonia e terminais AV. Se a infraestrutura de comunicação de uma empresa for desenvolvida de maneira fragmentada, fica complicado fazer com que essas ferramentas isoladas funcionem juntas. É preciso estarem integrados, para a operação não falhar. Naturalmente, quanto mais confiável for uma plataforma de videoconferência, menor a probabilidade de que a sua equipe de TI seja solicitada para solucionar problemas técnicos.
Segurança – A comunicação de vídeo corporativa deve ser criptografada de ponta a ponta quando informações confidenciais estão sendo discutidas, por exemplo, desenvolvimento de novos produtos ou litígios em que a empresa esteja envolvida. Assim, é importante que a plataforma de videoconferência esteja em conformidade com a LGPD, o que é crucial nas realidades modernas. As práticas e políticas de segurança de dados incorporadas aos aplicativos e serviços usados no trabalho são extremamente importantes e podem ter consequências reais, se não forem priorizadas pelos fornecedores destas ferramentas.
Economia de custos e atividades baseadas em vídeo – O home office possibilitou que empresas em todo o mundo operassem remotamente, sem escritórios e sedes físicas centralizadas. Ao adotar ferramentas de reunião online, as empresas conseguiram economizar com gastos na manutenção das instalações do escritório e, assim, sua equipe evita os custos de viagens diárias. Com as viagens custando muito hoje em dia, seja de avião, trem ou carro, a colaboração baseada em vídeo reduz significativamente a necessidade de viagens regulares de negócios. As reuniões online permitem que os usuários promovam uma comunicação aberta com parceiros, clientes e fornecedores com apenas um clique de um botão, onde quer que essas pessoas estejam. Sendo assim, os custos para instalação da ferramenta correta para sua empresa precisa ser contrabalanceado com a economia que é feita com estes custos que sua empresa teria para reunir equipes, ou parceiros e clientes em fechamento de negócios.
Os custos de implementação desta ferramenta podem variar, em razão da avaliação que se faz necessária para encontrar a que melhor se encaixa para sua empresa, para sua real necessidade. A maioria dos fornecedores oferecem aplicativos totalmente gratuitos. Também existem as ofertas com período de avaliação de 30 dias, que tem funcionalidade limitada em comparação com níveis pagos de software. E alguns fornecedores implementam preços mensais ou anuais, dentro dos pacotes de aplicativos dos sistemas operacionais.
A capacidade de se comunicar virtualmente com colegas, clientes e parceiros por meio de videoconferência cria uma experiência excepcionalmente útil para as forças de trabalho. E além de tudo isto, é necessário considerar neste contexto, o quão intuitiva a solução baseada em hardware ou software é para implementar e usar, principalmente quando se pode contar com a ajuda de ferramentas online. Dentre as ferramentas disponíveis do mercado podemos citar:
Skype – além de aplicativo para desktops e dispositivos móveis, também está disponível na versão para navegadores. Com uma interface semelhante à do programa para PC, ele permite criar gratuitamente videochamadas com até 50 convidados. Não é preciso ser cadastrado no serviço para participar de uma reunião, que pode ser acessada por meio de um link. Para empresas é indicado o Skype for Business, versão do mensageiro voltada para ambientes corporativos e com funções com possibilidade para criar reuniões com até 250 usuários, participar de chats em tempo real e compartilhar documentos, que podem ser editados durante a apresentação graças à integração com a suíte Office 365 Enterprise. Outro destaque
da versão corporativa é a possibilidade de agendar reuniões direto no calendário do Outlook.
Zoom – é uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e webinars com público de 10 mil pessoas. O funcionamento do serviço é simples: o administrador da reunião cria uma sala e envia um convite via e-mail ou link para os participantes, que não precisam ter conta no site. Basta acessar a URL e informar um nome para entrar. Entre os recursos oferecidos estão bate-papo em tempo real, transferência de arquivos, controle de microfones, quadro de anotações, compartilhamento de tela e gravação das reuniões na nuvem.
Microsoft Teams – é a alternativa da Microsoft para a comunicação empresarial. Entre os recursos do Teams estão também compartilhamento de tela e edição colaborativa de documentos do Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote. É possível ainda conectar aplicativos externos, como Trello e Evernote. Ele pode ser utilizado direto em sua plataforma web ou por seu aplicativo para desktops ou dispositivos móveis.
WhatsApp Business – é gratuito, assim como o WhatsApp que utilizamos normalmente, e pode ser acessado pelo aplicativo para dispositivos móveis, disponível para Android e iOS. Neste perfil, você pode adicionar uma descrição do seu negócio, adicionar e-mail e horários de atendimento, exibir um catálogo de produtos, criar mensagens automáticas de boas-vindas à novos clientes, assim como mensagens de ausência, visualizar estatísticas de mensagens enviadas, mensagens entregues, mensagens lidas e mensagens recebidas, entre muitos outros recursos. Já as videoconferências podem ser realizadas com até 8 participantes ativos por vez.
Google Meeting – É o aplicativo de videoconferências do Google mais conhecido atualmente, e um dos mais utilizados para esta finalidade, assim como Teams e Zoom. É um serviço gratuito, indicado para empresas de todos os portes e segmentos. O Google Meet pode ser acessado gratuitamente pela aba de aplicativos Google do seu navegador ou por seu aplicativo para dispositivos móveis. Está disponível tanto para usuários do Google WorkSpace, antigo GSuíte, quanto para usuários comuns que tenham uma conta Google. As videoconferências gratuitas podem abranger até 100 participantes e até 60 minutos de reunião, mas os planos pagos, podem permitir transmissões de eventos para até 100 mil espectadores ou reuniões com até 250 participantes internos e/ou externos.
E ainda podemos citar outras ferramentas como GoToMeeting, StreamYard, ezTalks, Join.me, Lifesize, entre outros no mercado, que podem atender as necessidades diárias de suas equipes e de sua empresa.
A facilidade de se inscrever, iniciar uma conferência, convidar participantes, gerenciar configurações de áudio e vídeo – essas opções devem ser simples e fáceis como fazer uma chamada ou enviar um e-mail. Caso contrário, você pode enfrentar não apenas atrasos, mas também a impossibilidade de fazer uso total dos recursos da videoconferência, o que ameaça colapsar a adoção de tecnologias de comunicação remota. E ainda, é necessário que você demonstre o quão útil e transformador é para sua empresa a utilização correta da ferramenta, não somente pela questão de acessibilidade, mas da aproximação e conexão, diante das novas perspectivas da vida moderna.
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