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empre que avaliamos os pontos críticos de uma empresa, uma situação que é unanimidade pela criticidade é o volume de dados que temos que arquivar e a melhor forma para ser feito isto. E não tem como não se preocupar e ter certeza de que os computadores e todas as informações da empresa estão em segurança o tempo todo. Para garantir que elas não se percam, realizar um backup regularmente é essencial. A palavra “backup” tem origem no inglês e significa reforço. Essa expressão dá a ideia de uma proteção extra, uma ajuda para guardar algo importante. Dentro do contexto da gestão dos arquivos da sua empresa, dados eletrônicos e ativos digitais, isso faz todo o sentido, já que o termo backup pode ser traduzido de forma mais fiel como cópia de segurança. E este é o objetivo de ter backups: é se proteger contra a perda de documentos digitais. Quando se tem as cópias de segurança do seus arquivos, tanto pessoais como de sua empresa, é a forma segura que permite à você recuperar algum destes dados perdidos, com facilidade.
É preciso ter como premissa que o backup tem papel indispensável para a segurança de informações nas empresas. Por isso, é tão importante saber todas as formas que ele pode ser realizado, monitorar e estar sempre com ele em pleno funcionamento. Consegue imaginar perder todos os dados, e-mails importantes, dados de sistema e movimentações fiscais, bancários, em questão de minutos? O backup visa garantir que todos os arquivos da empresa estejam copiados, de forma segura, e arquivados em ambientes protegidos, onde possam ser acessados sem correr o risco de alguma das informações se percam. Agindo desta maneira, caso algum computador da sua empresa sofra qualquer pane, você não perderá o conteúdo que estava armazenado nele.
Os dispositivos estão sujeitos a ameaças o tempo inteiro. Invasão de hackers, infestação de vírus, falhas no sistema operacional, hardwares defeituosos, quedas de energia elétrica, entre muitas outras situações. Independente da origem do problema, uma simples falha pode colocar em risco informações essenciais para as atividades do seu negócio e da sua empresa. Portanto, para garantir que os dados da sua empresa estejam sempre protegidos, em qualquer situação, é recomendado realizar um backup de dados regularmente. A frequência do backup é relativa à importância dos dados. Se o volume de dados ou arquivos novos for baixo, o backup poderá ser feito com menos frequência. Uma vez por semana, por exemplo. Tudo vai depender da necessidade de sua empresa, e do tipo de negócio e volume de dados que você produz diariamente.
São tantas situações que podem acontecer com você ou com sua empresa, que ter um backup garantido, é a única opção de recuperar dados primordiais para a continuidade do seu negócio. Algumas empresas acreditam que ter um bom computador é o suficiente para garantir que nenhuma informação valiosa vai se perder. Mas esse conceito está errado e pode gerar transtornos para todos na
empresa, e para seu negócio, sem contar as perdas financeiras. Afinal de contas, um computador está sujeito a pegar algum vírus que afete todas as coisas armazenadas nele, num momento de desatenção pode apagar algum dado errado e perder informações importantes. Pode acontecer um roubo em sua empresa, de forma que seu computador seja levado com a única cópia dos dados, ou até mesmo, um bug em um dos dispositivos gerar a perda de informações valiosas. Imagina perder informações cruciais de sua empresa durante fiscalização ou auditoria? É da sua responsabilidade manter cada uma delas arquivada em segurança. Independente da sua motivação, é importante se proteger contra a perda dos seus dados, evitando assim transtornos no seu dia a dia.
Cada empresa tem uma indicação de backup, mas o recomendado é que ele seja realizado a cada 24 horas de trabalho acumulado, salvando os arquivos resultantes desse período. E mais importante é onde este backup é armazenado, já que imaginasse que o volume de arquivos é bem grande para se armazenar num CD ou pendrive, e ainda, corre o risco de se deteriorar ou se perder. O mesmo pode ocorrer com os HD’s externos, que tem a desvantagem de ser suscetível à panes, assim como os computadores.
Ainda, podemos utilizar um servidor externo, que pode estar dentro da própria empresa, conectado à rede corporativa. Porém, essa alternativa, merece atenção. Ela está suscetível à ataque de vírus em sua rede da mesma forma, ou, pior, pode sofrer um acidente que comprometa a estrutura física do local, ficando tão vulnerável quanto os outros equipamentos no local.
Hoje, o que se tem de mais moderno é o armazenamento em nuvem, e é a solução mais aconselhada pelos especialistas. Além de não depender dos dispositivos físicos – que já elimina uma fonte de possíveis problemas – os dados podem ser acessados de qualquer computador e a qualquer momento. O backup na nuvem está cada vez mais popular devido ao baixo custo dos serviços oferecidos no mercado. Alguns exemplos populares são o Google Cloud Storage, Amazon AWS e Carbonite. Há também diversos programas, para auxiliar nesse processo, disponíveis no mercado. A própria Microsoft oferece uma aplicação manual e simplificada para os usuários de seu programa operacional, mas tem limitação do espaço para alguns casos.
Podemos citar 4 formas de fazer backup:
– Backup Diário – O backup diário é aquele feito diariamente. Ele é importante para quem precisa ter a confiança da data de um arquivo. Os sistemas de cópias de segurança fazem uma marcação na data em que foram feitos os backups e não nos arquivos copiados. Assim, no seu armazenamento, você terá uma cópia de todos os seus documentos diariamente.
– Backup Incremental – Esse tipo de backup serve para fazer cópias apenas dos arquivos que foram alterados ou criados do zero após o backup normal. Como o nome sugere, esse tipo de cópia incrementará as novas informações dos documentos que já estavam salvos anteriormente. A vantagem de se fazer esse processo é que não será necessário muito tempo para completar todo o processo e ter os seus dados seguros. Quando feito de modo automatizado, os dados copiados
pelo backup incremental são marcados para que não sejam feitas novas cópias de um mesmo arquivo.
– Backup Diferencial – Assim como o incremental, o backup diferencial faz a cópia dos arquivos criados ou modificados desde o backup anterior. Ele recebe esse nome porque apenas o que é diferente da cópia anterior é armazenado. Nesse caso, ao fazer uso de sistemas de automação, o backup não é marcado. Em outras palavras, esses arquivos podem ter cópias repetidas, o que exigirá que você tenha mais espaço para armazenamento, tornando o backup um processo mais demorado. A principal vantagem do backup diferencial é que, em casos de perda de dados, o tempo para ter acesso às cópias de segurança será menor.
– Backup Completo – O backup completo faz uma cópia de todos os arquivos que você tem no computador. Nesse processo, se você usa um sistema de automatização, é feita uma marcação nos dados copiados, de forma que tais cópias não se dupliquem. Você precisa fazer o backup completo apenas na primeira vez, depois há outros métodos para manter a sua cópia de segurança atualizada e completa.
Com todas estas informações, você pode avaliar o que melhor atende as necessidades de sua empresa. Mas é sempre importante contar com uma empresa especializada em gestão de tecnologia, que irá oferecer o serviço de backup e outros, com qualidade e segurança.
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